Projektplanungstools

Planungstools

Führung und Management > Projektmanagement > Projektplanungstools. Die Vasco da Gama Strategie. "Entwicklung eines Projektierungstools im Entwicklungscontrolling". Die SITE bietet Ihnen ein ERP-System mit integriertem Projektierungstool. Baustein B Computergestützte Projektmanagement-Prüfungsleistungen:

Und was ist das Schöne an Barbuda und was macht es?

Projektierung, Einsatzplanung, Projektmanagement, Langzeitplanung, etc. - viele Werkzeuge werden in der täglichen PM-Arbeit gebraucht. Dies wirkte sich auch auf unsere Bedürfnisse an Projektierungstools aus, was uns letztendlich veranlasste, "Barbuda" selbst zu entwickeln. Zunächst ein paar Anmerkungen zu den besonderen Merkmalen von qeo im Rahmen der Projektierung.

Mit der Agentur-Marke Quote und dem Anbieter für Individualsoftwarelösungen kooperiert die Unternehmensgruppe mit den beiden Unternehmensbereichen Quo, der Firma Quo. Damit wir einen Gesamtüberblick über die Kapazitätsauslastung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Unternehmensgruppe bekommen und die Kapazität im Gesamtzusammenhang aller Vorhaben geplant und gesteuert werden kann, haben wir die Anforderung an eine einheitliche Datengrundlage und die einheitliche Steuerung der gesamten Unternehmensgruppe mit ihren beiden Markennamen verstanden.

Nachfolgend möchte ich Sie auf eine kurze Fahrt einladen, und zwar diejenige, die wir auf dem Weg zu ihrer eigenen Entwicklung Barbuda durchgemacht haben. Bei diesem Ausflug erfahren Sie, warum wir die hauseigene Entwicklung als Antwort auf unsere Bedürfnisse verstehen und dass wir noch nicht ganz am Bestimmungsort sind - denn Barbuda steht bereits in den Startblöcken.

Während der Fahrt möchte ich die unterschiedlichen Strecken besprechen, die wir zu beachten hatten, insbesondere die unterschiedlichen Planungsziele (siehe Abb. 1). Erstens haben wir, wie die meisten anderen Firmen, den Sinn des Projekt- und Stammdatenmanagements sowie der Rechnungslegung, für die in der Praxis meist ERP-Systeme wie SAP, Oracle oder in unserem Falle Sage verwendet werden.

Bei der Projektierung müssen die individuellen Mittel, also die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst, für die unterschiedlichen Vorhaben eingeplant und ihre wöchentlichen Aufgaben strukturiert werden. Hier spricht man von "Wochenplanung". Aus Sicht des Kunden und des PM ist es jedoch wichtig, einen Plan zu erstellen, um einen reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten, so dass wir auf dem Weg der Projektierung sind.

Aber es gibt auch eine kumulative Sicht, und zwar die der langfristigen Auslastungsplanung. Werden alle Projektplanungen und die verfügbaren Mittel mittelfristig überlagert, ergibt sich eine Schätzung der Kapazitätsauslastung des Unternehemens. Ein letzter Aspekt, der für die Quote als Projekt-Dienstleister von Bedeutung ist, ist die Zeiterfassung.

Alle anfallenden Arbeiten werden von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in einem EDV-gestützten Zeiterfassungssystem dokumentiert. Auf diese Weise ist es möglich, den Aufwand der Mitarbeitenden mit dem tatsächlichen Aufwand zu messen und den Projekterfolg zu bewerten. Begonnen hat alles im Jahr 2005, als neben den Gründern und geschäftsführenden Gesellschaftern auch die ersten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingestellt wurden.

Damals wurde das Projektmanagement noch in Excel ausgeführt und die Mitarbeitenden von Wochen zu Wochen auch in Excel beplant. Für jeden einzelnen Mitarbeitenden wurden die in den einzelnen Projekte zu erfüllenden Arbeiten und die Gesamtbelastung der Personen angezeigt. Das klappte bis etwa zum zwanzigsten Angestellten, aber dann wurde es zu verwirrend.

Nachdem das anfängliche Expansionstempo und die Zahl der Projekte kontinuierlich gestiegen ist, wurde 2008/2009 das ERP-System Salbei vorgestellt, das wir auch heute noch einsetzen. Dabei wurde die wöchentliche Planung der Mitarbeitenden auf die Windows-Plantafel umgesetzt (siehe Abb. 2). Ein Win-Planungsboard zeigt die Wochenaufgaben für alle Beschäftigten des Betriebes und bietet damit eine wesentlich klarere Präsentation der Tagesplanung.

Wer jedoch im Projektumfeld arbeitet, weiss, dass Planungen die unangenehme Besonderheit haben, sich zu rasch zu ändern, weil sie an ein dynamisches Geschehen angepaßt werden müssen. Gegen 2008 startete die Firma auch mit der Durchführung einer langfristigen Kapazitätsprognose in Excel. Die Einzelprojekte wurden von Hand verdichtet und für jeden Mitarbeitenden eine Bewertung vorgenommen, um einen Einblick in die zukünftige Kapazitätsauslastung zu haben.

Klare Nachteile: sehr großer Arbeitsaufwand, Abgleich durch jedes einzelne System und keine Anbindung an die Stamm- und Wochenplanungen. Seit 2010 startet die Projektierung mit MS Project. Die Projektprozesse wurden abgebildet und dienten als Planungsüberblick für PMs und Auftraggeber. Von da an hat jeder Mitarbeiter alle seine Vorhaben über MS Project geplant.

Das Unternehmen ging vor diesem Hintergrund weiter und hat ein System zur Optimierung der langfristigen Kapazitätsprognose entwickelt: In MS Project wurden die Angaben aller Projektvorhaben zusammengefasst. Anhand dieser Angaben wurde in einem Ressourcen-Pool dargestellt, wie viel welcher Bearbeiter in Zukunft an welchen Aufträgen mitarbeitet. Mit den bisher verwendeten Werkzeugen konnten die unterschiedlichen Planungsaufgaben nicht zufriedenstellend gelöst werden.

Deshalb haben wir ein Kontrollsystem entwickelt, mit dem wir wöchentliche Planungen, Projektplanungen und längerfristige Kapazitätsprognosen absichern. Im Rahmen der wöchentlichen Disposition können für die betroffenen Mitarbeitenden während der Arbeitszeit Projekt- und/oder Projektaktivitäten geplant werden. Jede einzelne Station plant für alle ihre Vorhaben. Zum Ende der Kalenderwoche wird die Planungen für jedes Teammitglied überprüft und gegebenenfalls vom Teamleiter in Absprache mit den Premierministern angepasst.

Mit der Wochenplanungssicht aus der Projektansicht kann sich das System rasch einen Überblick verschaffen, welche Projektaktivitäten bereits disponiert wurden und welche noch ausstehen. Zusätzlich gibt es einen praktischen Überblick über alle vorgesehenen Operationen eines IH, d.h. über Projekte hinweg, so daß das IH zu jedem Zeitpunkt sehen kann, ob noch Operationen in der Disposition sind.

In der Projektierung kann schnell und einfach ein Plan erstellt werden. Sie wählen das jeweilige Vorhaben aus und alle Phasen und gespeicherten Termine werden automatisiert aus dem ERP-System eingelesen. Für die Erstellung von Angeboten mit Abaco wurden die Phasen und Dokumentwerte bereits im Voraus eingegeben. Davon können Sie nun in der Projektierung profitieren.

Jeder Projektprozess kann nun terminiert werden und es können z. B. auch Gruppen oder einzelne Personen, die in den jeweiligen Phasen des Projekts tätig sind, gespeichert werden. Die fertiggestellte Projektplanung kann abschließend mit einem Mausklick in die wöchentliche Disposition übernommen werden und wird nun in der Wochenansicht der jeweiligen Bearbeiter angezeigt. Die Langfristprognose beruht auf dieser Projektplanung.

Die Tatsache, dass alle Vorhaben bereits in der Projektierung früh nach Abgabe eines Angebots eingeplant werden, gibt dem Management stets einen realitätsnahen Einblick in die zukünftige Nutzung des Betriebes. Deshalb wird für jedes einzelne Vorhaben ein wahrscheinlicher Wert im ERP-System erfasst. Diese Prozentzahl wird mit der Größe des Projekts vervielfacht. Die Kumulierung aller Vorhaben mit ihren entsprechenden Entstehungswahrscheinlichkeiten ermöglicht einen realitätsnahen Ausblick auf die zukünftige Entwicklung.

In Barbuda gibt es eine große Änderung: die Streichung der wöchentlichen Planungen. Derzeit ist es noch immer der Fall, dass viele Stellen nur in der wöchentlichen und nicht in der langfristigen Projektierung geplant werden. Zukünftig wird es nur noch eine einzige Planungen gibt, die Projektplanungen und Projektplanungen müssen nicht mehr in die wöchentliche Planungen übernommen werden.

Es werden nun in der wöchentlichen Ansicht alle Planpositionen aller aktiver Projektplanungen zu einer Ressourcen innerhalb einer Kalenderwoche angezeigt. Veränderungen in der Projektierung führen zu Veränderungen in der Wochenübersicht. In der neuen Wochenübersicht der Mitarbeitenden ist eine verdichtete Präsentation der Projekte für jeden Mitarbeitenden in Form von Formularen in Form von Tabellen enthalten. Zusätzlich können in Barbuda für eine Projektplanungsphase im ERP-System unterschiedliche Prozesse erstellt werden.

Dadurch werden die Aufgabenstellungen und Arbeitsphasen für die Mitarbeitenden besser strukturiert. Im Einzelfall bedeutet dies, die Disposition innerhalb festgelegter Limits an die Mitarbeitenden auszulagern. Zukünftig können die Beschäftigten ihre Wochen nach Terminen gestalten. Zudem soll es in Zukunft auch möglich sein, die Erfassung auf einem Mobiltelefon zu kontrollieren.

Die Arbeitsbelastung der Projektteammitglieder wird dargestellt und eine Neuverteilung der Tätigkeiten innerhalb eines Projektes möglich. Das Aggregieren aller Projektansichten in einer Management-Ansicht zur langfristigen Ressourcennutzung und -kontrolle (pro Mannschaft, pro Ressource) wird es in Zukunft einfacher machen, das Unternehmen zu managen. Auch bei der Weiterentwicklung von Barbuda arbeitet das Unternehmen mit der TU Dresden zusammen.

Deshalb bieten wir Ihnen auch als Bausatz für einzelne Projektmanagement-Lösungen oder als Cloud-Lösung zur Vermietung an.

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