Projektmanagement Terminplan

Zeitplan für das Projektmanagement

Auch im Projektmanagement hat sich MindManager einen Namen gemacht. Wenn dieses Datum gesetzt ist, wird der Terminplan somit zum Terminplan. Das Programm ist eine einfache Auflistung aller Aktivitäten mit geschätzten Laufzeiten und Anfangs- und Enddaten für jede Aktivität. Nach der Genehmigung liefert der Terminplan die Sollvorgaben und die Istdaten werden darauf gespiegelt.

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Gerade bei Bau-, Schiffs- und Anlagenbauprojekten kommt der Terminierung eine große Rolle zu. Deshalb werden im Folgenden am Beispiel der Bauwirtschaft unterschiedliche Gesichtspunkte der Terminierung erörtert. In allen Wirtschaftsbereichen ist die Terminierung von großer Wichtigkeit, auch wenn die Arbeit nicht projektgebunden ist. In der Einzelanfertigung entsprechen sie der von Aufträgen.

Bei der Serien- und Massenproduktion werden spezielle Verfahren eingesetzt (siehe: Terminierung), aber die Bestimmung von Terminen ist ein unverzichtbarer Bestandteil des täglichen Lebens. Es basiert auf Produktionsplanungs- und Steuerungssystemen (PPS), die regelmässig mit der Ressourcen- und Materialbedarfsplanung verbunden sind. Auch im Dienstleistungssektor kommt der Disposition eine große Bedeutung zu. Grundvoraussetzung für die Terminierung ist die Terminierung.

Die Prozessplanung legt eine sinnvolle Reihenfolge der benötigten Vorgänge fest, ohne dass ihnen bestimmte Daten in Gestalt von Kalenderterminen zugeordnet werden. Sollen mehrere identische Prozesse (Projekte, Produktion etc.) zu unterschiedlichen Zeitpunkten durchgeführt werden, kann zunächst ein prototypisches Ablaufdiagramm (Arbeitsplan) angelegt werden, dem später die entsprechenden Ausführungsdaten für die entsprechenden Bestellungen oder Vorhaben und damit für alle entsprechenden Prozesse zugeordnet werden können.

Das erweiterte Verständnis eines Projekts umfasst neben der zeitlichen Planung auch die Terminüberwachung (Soll-Ist-Vergleich), die Soll-Ist-Analyse und ggf. Kontrollmaßnahmen (Kapazitätsänderungen, andere Prozesse, Terminverschiebungen). Diesen Prozess, der in regelmäßigen Abständen zu wiederholen ist, nennt man Termincontrolling. Ein Planungsmodell eines Projekts (Bauprojekt) wird durch eine Prozessplanung (Bauprozessplanung) erzeugt, die die Abfolge der Einzelprojektschritte (Bauprozess) darstellt.

Wenn die Prozessplanung für ein bestimmtes Vorhaben mit festen Terminen ausgestattet ist, bekommt man eine Terminierung oder einen Terminplan, im Bau: Bauzeitplan. Das Grundelement von Flussdiagrammen sind Operationen (in der Produktion: (Arbeits-)Prozesse und Prozessabschnitte). Die Projekte gliedern sich in Aktivitäten. Operationen können konkret sein (z.B. werden die Operationen regelmässig mit einmaligen Operationsnummern zur übersichtlichen Ermittlung versorgt.

Im Falle größerer Bauzeitpläne muss die Projektstrukturierung (Projektstrukturplan) und damit die Bestimmung der zu projektierenden Prozesse genauestens durchgeführt werden. Es gilt, alle Prozesse in einer Hierarchie abzubilden und sich dabei so einzuschränken, dass nur die projektbezogenen Prozesse aufgelistet werden. Oft wird diese Maßnahme auch als Work Breakdown Structure (PSP) bezeichnet, in der das Vorhaben bis auf die jeweiligen Einzelmaßnahmen untergliedert ist.

Für größere Projekte erfolgt die Terminierung in mehreren Teilschritten. Für die allgemeine Projektierung wird die Grobterminierung herangezogen. Diese besteht aus verhältnismäßig wenigen, aber übergeordneten Prozessen (in der Regel 20 bis 50). Üblicherweise wird der Terminus Koordinierungsterminierung von Auftragnehmern benutzt, der Terminus Steuerungsterminierung von Projektleitern. Dieser Planungsschritt umfaßt mehrere hundert bis mehrere tausend Prozesse.

Der Koordinations- bzw. Kontrollplan beinhaltet die Detailplanung (Planung der Planung) und/oder den Bau. Zur detaillierten Terminplanung gehört auch die Projektierung von Teilbereichen. In den seltensten Fällen werden mehr als 100 Operationen durchgeführt. Beispiele sind die Zyklusplanung, die Wochen- oder Zwei-Wochenplanung für Vorarbeiter und Vorarbeiter, die Vorbereitung besonders kritischer Prozesse oder die Ausgleichsplanung von Terminverzögerungen.

Projektplanung. Hier wird der Terminus "Projekt" im Sinn eines noch nicht erteilten Auftrags benutzt. Die Projektterminierung wird dazu benutzt, eine mögliche zeitliche Bearbeitung aufzuzeigen, bevor aus der Aufgabe eines Auftraggebers ein Auftrag wird. Durch heuristische Verfahren werden die Prozesse erfahrungsgemäß so gestaltet, dass ein plausibles Flussdiagramm erstellt wird.

Der Rahmen - bzw. Grobterminplan ist Teil einer Projektierung (Definition des Projektziels) und muss daher neben der betriebswirtschaftlichen (finanzieller Rahmen), fachlichen, rechtlichen und umweltpolitischen Aufgabenstellung durchgeführt werden. Dem Bauherrn (Auftraggeber) wird empfohlen, einen ebenso genauen Zeitplan zu erstellen, um den Baufortschritt zu verfolgen. Weil er dazu oft technisch nicht in der Position ist, wird er einen Projektleiter damit betrauen.

Planen, Verspätungen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes aufzuholen. Es gibt vier verschiedene Zeitpläne: einen Zeitplan: Bei den Vorgängen mit den Planterminen sind die Termine in einer Tabelle in der Terminübersicht angeordnet. Eine übersichtliche Datumsliste hat den Vorzug, dass sie auf einem A4-Blatt gedruckt und einfach per Telefax versendet werden kann.

Es wird auch für die Rückmeldung von Istterminen im Kontext des Terminkontrollings genutzt. Im Gantt-Diagramm werden die Prozesse in einer Reihe von Spalten ineinandergeschrieben. In der Regel sind die Prozesse so geordnet, dass oben die Prozesse, die früher starten und am unteren Ende die, die später anlaufen. Beim Gantt-Diagramm wird die tatsächliche Zeit oft durch eine senkrechte Gerade (Faden mit Lot) als Teil der simplen Zeitplanung wiedergegeben.

Rückwärtsterminierungen berechnen die letzten Daten. Die Berechnung des kritischen Pfades basiert auf dem letzten und ältesten Datum. Sie zeigen an, in welchem Umfang Operationen aufgeschoben werden können, ohne die frühestmögliche Situation nachfolgender Operationen oder die planmäßige Beendigung des Gesamtprojektes zu beeinflussen. Das Netzplanungsverfahren eignet sich für sehr komplizierte Vorhaben, z.B. Mondlandungen.

Grundsätzlich kann jede Planung, jede Art und Weise sowie jede Präsentation manuell ablaufen. Das kann auch heute noch sinnvoll sein, wenn z.B. ein Computer mit installierter Planungssoftware nicht verfügbar ist. Bei der EDV-gestützten Disposition kommen grundsätzlich verschiedene Tools zum Einsatz: CAD-Programme, die als reines Zeichenprogramm eingesetzt werden.

Standardprogramme für Office-Anwendungen (Office-Pakete) mit Tabellenkalkulationen und Darstellungen sind nicht für die Planung vorgesehen, werden aber dennoch häufig für die Planung verwendet. Diesen fehlt es an vielen Funktionen, die das Planen von Projekten vereinfachen. Nachteilig ist zum Beispiel, dass die Zeitplanung von einer solchen Lösung nicht mitgestaltet wird.

Zeitwirtschaftsprogramme, Zeitplanung für Kliniken, Fach- und Rehakliniken und MVZ mit integriertem medizinischem Weg zur interprofessionellen, interdisziplinären und intersektoralen Therapieplanung, Fall- und Ressourcenverwaltung. Terminkontrolle ist ein Prozess, der im Sinn eines cybernetischen Kontrollkreises immer wieder in der gleichen Art und Weise abläuft. Diese setzt sich aus folgendem Teilschritt zusammen: Erstellen eines Zeitplans, der den vorgesehenen Projektablauf als Ziel vorgibt.

Die Ergebnisse der Abweichungsanalysen werden regelmässig in einem Erfahrungsbericht festgehalten. Die Terminverantwortlichen legen dann mit der Projektsteuerung fest, welche Kontrollmaßnahmen zu ergreifen sind, um die entsprechenden Schwankungen auszugleichen. Zunächst ist zu unterscheiden, wer für die Abweichung zuständig ist: Kunde oder Unternehmen. Die Verlängerung der Bauphase ist in diesem Falle im Vertrag regelmässig vorgesehen.

Als Ausgleich für Verzögerungen können z.B. die Steigerung der Personal- und/oder Anlagenkapazität, Mehrarbeit, Wochenendarbeiten, andere Bauweisen (z.B. Betonfertigteile anstelle von Ortbeton) oder der Rückgriff auf Subunternehmer dienen. Wenn das Fristencontrolling selbst durch umständliche Abläufe bei der Koordination von Kontrollmaßnahmen in Verzug geraten ist, kann dies zu einem Folgeschaden führen, für den das Control haftbar gemacht werden kann.

Bei Bedarf muss der Zeitplan (Soll-Bautermin, Baseline) nachgestellt werden. Zu Projektbeginn muss die Projektsteuerung die Häufigkeit des Termincontrollings festlegen, z.B. wochen-, monats- oder vierteljährlich. Die Rhythmik richtet sich vor allem nach der Gesamtdauer des Projekts und der Größe des Projekts. Für kurzfristige und kleine Projekte kann ein wöchentliches Monitoring erfolgen.

Mehrjährige und sehr große Vorhaben (z.B. Kraftwerksplanung und -bau) können quartalsweise geplant werden. Erst wenn die Kontrollwege im Verhältnis zur gesamten Projektzeit hinreichend kurz sind, können Planabweichungen mit gerechtfertigtem Zeitaufwand entgegengewirkt werden. Es ist auch von Bedeutung, im Rahmen des Projekts zu bestimmen, wer befugt ist, den Tätern von Terminüberschreitungen mit Strafen zu drohen und diese ggf. zu vereinbaren, z.B. Kündigung des Vertrages.

Das Expediting ist ein Spezialfall des Termincontrollings. Kapazitäts- oder Einsatzplanung ist stark an die Terminierung gekoppelt, da eine Reduzierung der Projektlaufzeit in der Regel nur bei ausreichender Erhöhung der Kapazität oder der Ressource erreicht werden kann. Historische Daten und Hydrographen für die verschiedenen Resourcen können unmittelbar aus dem Plan errechnet werden.

Der Termin wird sowohl vom Kunden als auch von den Auftragnehmern durchgeführt. Allerdings kann die Stärke und damit der Planungsumfang zwischen Bauherr und Bauherr sehr unterschiedlich sein. Für große Projekte ist ein " Zeitplaner " oft nicht ausreichend. Danach müssen Mannschaften ( "Projektteam") zusammengestellt werden. Bei einem so großen Vorhaben, dass mehr als ein Arbeitnehmer in einer Arbeitspaketstruktur arbeiten muss, muss der Ablauf organisation des Arbeitsteams und den verwendeten Werkzeugen besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden.

Dem Projektmanager (auch Auftragsmanager oder Vertragsmanager genannt) wird der Disponent (oder das ganze Team) zugewiesen und berichtet an ihn.

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