Projektmanagement Office

Büro für Projektmanagement

Sowohl in der Literatur als auch in Unternehmen gibt es viele verschiedene Begriffe für das so genannte Project Management Office (PMO). PMO Project Management Office - eine effizienzsteigernde Option für KMU und Großunternehmen? Im ersten Schritt zum Aufbau eines Project Management Office (PMO) werden die Anforderungen definiert. Sie benötigen einen freiberuflichen Project Management Office (PMO) Assistenten? Das Project Management Office (PMO) muss heute strategische Unterstützung leisten, anstehende Themen schnell erkennen und darauf reagieren.

"Ein Projektmanagement-Büro und wozu benötige ich es?"

Unter der Voraussetzung, dass Ihr Project Management Office mit den passenden Mitarbeitern ausgestattet ist, über genügend Geld und Bekanntheit sowie über die spezifischen Aufgabenstellungen und Kompetenzen Bescheid weiß (siehe Teil 2 dieser Reihe in Kürze), kann sich die Implementierung eines PMO nur vorteilhaft auf Ihre Systemlandschaft auswirkt. Die Vorteile: ein vielversprechendes Projekt-Portfolio, das in erster Linie auf die Verfügbarkeit von Ressourcen und die Strategie des Unternehmens abhebt.

Sie können diese Vorhaben mit einem PMO innerhalb des vorgegebenen Budgets und mit der verfügbaren Kapazität realisieren. Dies bedeutet geringere Projektkosten und weniger Projektausfälle.

Das PMO 1: Begriffsbestimmung und Funktion des PMO

Deshalb haben wir eine neue Blog-Serie rund um das PMO (= Project Managment Office ) aufgesetzt. Manche reden über das Project Managment Office, andere über das Program Managment Office und wieder andere über das Portfoliomanagement Office. In unserer Blog-Serie werden wir PMO immer als Project Managment Office bezeichnen.

Die Projektsteuerungsstelle ist die Zentralstelle im Konzern zur Kontrolle des Projektmanagement und zur Wartung des System. Sie betreut alle Vorhaben im Hause und stellt allen Projektleitern Werkzeuge wie Projektassistenten, Normen und Leitfäden zur Verfügung. Wie das PMO als firmenübergreifende PM-Hauptverwaltung in die Linienorganisation integriert ist, zeigt das folgende Organigramm: Das PMO ist kein Symbol für Projektunterstützung, da der Projektassistent immer nur einem konkreten Vorhaben zuordnet ist.

Die PMOs nehmen eine Reihe von Tätigkeiten im Betrieb wahr. Eine der Kernaufgaben eines PMO ist die Wartung des Projektmanagements. Als Teil dieser Aufgabe macht sie Spezifikationen und Richtlinien für alle Projektgruppen verfügbar. Dazu kann auch die technische Schulung der Mitarbeiter (siehe Pkt. 6) oder die Implementierung einer durchgängigen Projektmanagement-Software gehören.

Auf diese Weise stellt das PMO sicher, dass in allen Projektphasen und in allen Vorhaben im Betrieb die gleichen Verfahren und Tools eingesetzt werden. Der PMO unterstützt damit alle Projektmanager in ihrer betrieblichen Tätigkeit. Durchgängige PM-Standards, die alle Unternehmensprojekte auf gleicher Ebene durchlaufen, sind der erste Baustein für ein professionelles Projektmanagement.

Aufgrund seiner übergreifenden Funktionen nimmt das PMO auch eine bedeutende Stellung im Rahmen des Projektmanagements ein. Auf der einen Seite werden Projektauswahl und -priorisierung durchgeführt und auf der anderen Seite die Voraussetzungen für die ständige Fortentwicklung des Projektmanagement-Systems geschaffen. Das PMO Project erbringt im operationellen Umfeld Dienstleistungen für die Projektleiter und Projektteams im Unter-nehmen.

Betriebliche Begleitung umfasst die Durchführung von Seminaren und Besprechungen, das temporäre Projekt-Controlling und die Erfassung bzw. Dokumentierung des Projektfortschrittes für das Management. Darüber hinaus kann das PMO bei schlecht funktionierenden Vorhaben helfen, zum Beispiel bei der Optimierung der Kommunikation im Team oder der Zeitplanung. Vor allem in kleinen Betrieben, in denen es keinen eigenen Projektassistenten für die jeweiligen Teilprojekte gibt.

Darüber hinaus koordiniert das PMO die Einzelprojekte und deren Projektleiter. Dazu gehört unter anderem ein standardisiertes Ressourcenmanagement hinsichtlich Ressourcenverfügbarkeit und Zusammenarbeit in der Projektarbeit. Der PMO leistet durch die zentrale Steuerung aller Vorhaben im Konzern auch einen Beitrag zur Steigerung der Effektivität und Effizienz des Projektmanagements.

Die Sicherstellung einheitlicher PM-Standards, -Verfahren und -Leitlinien (siehe Pkt. 1) steigert zudem die Wirtschaftlichkeit und Wirksamkeit von Projekten. Das PMO fungiert auch als Drehscheibe für PM-Wissen für die technische Fortbildung der Mitarbeiter im Projekt. Sie veranstaltet unter anderem Kick-Off-Veranstaltungen für neue Vorhaben sowie Projektmanagement- und Software-Schulungen je nach Ausbildungsbedarf der jeweiligen Teilprojekte.

In der Praxis sind die eigentlichen Aufgabenstellungen des PMO von Firma zu Firma verschieden und hängen von den entsprechenden Erfordernissen im Unter-nehmen ab.

Auch interessant

Mehr zum Thema