Projektdurchführung

Projektdurchführung

Es gibt vier Phasen im Projektprozess: Projektdefinition, Projektplanung, Projektdurchführung und Projektabschluss. Generelle Informationen zur Projektdurchführung für die Lehrer der Projektschulen. Dies erfordert jedoch Experten mit praktischer Erfahrung in der agilen Projektumsetzung. Lokalisieren Sie die Projektdurchführung mit dem Dokument Projektsystem im Navigationsbaum. Die Air Liquide Engineering & Construction zeichnet sich durch ein hervorragendes Projektmanagement als Partner Ihrer Wahl aus.

Projektmanagementaufgaben in den Projektumsetzungsprozessen

Thema des Unterprozesses " Implementierung und Monitoring " ist die Implementierung der Betriebsplanung. In den Teilprozessen "Implementierung und Monitoring" ist das Projektmanagement mit all seinem fachlichen und vor allem gesellschaftlichen Know-how gefragt. Das Projektmanagement hat die Aufgabenstellung, das Projektteam zu leiten und auf Konflikten und Qualifikationsanforderungen angemessen zu agieren. Gerade das Management gesellschaftlicher Auseinandersetzungen, ein zukunftsorientiertes Risiko-Management und - unter Beachtung der oft knapp bemessenen Mittel und Etats im täglichen Leben - eine lösungsorientierte Adaptionsplanung sind der Schlüsselelement für eine gelungene Projektdurchführung.

Bei der Bearbeitung der Arbeitsgruppen und der Präsentation der Resultate werden diese von der Projektsteuerung auf Vollzähligkeit und Güte geprüft und unternehmensintern freigegeben. Dies bereitet den Abschluss des Projekts vor. Nachfolgend werden die Abläufe des Unterprozesses " Ausführung " beschrieben und erklärt. Auch die Abläufe sind in Bild 23 zu sehen. Diese und alle anderen zu diesem Bereich gehörenden Illustrationen sind im praktischen Teil dieses Bereichs zu sehen.

Nach der Genehmigung der Projektierung ist das Kick-off-Meeting der Startschuss für die Umsetzung des Projektes und eine gute Möglichkeit, die Mitarbeitenden zu Zielen und Abläufen zu bewegen. Weil in der Anfangsphase des Projektes viele Punkte gesetzt werden. Die Zeitplanung für den Kick-Off und die Einbindung von ausgewählten Mitarbeitern muss mit der Einsatzplanung abgestimmt werden (siehe Abb. 24 im Praxisteil).

Teamleitung ist ein Prozeß, der den ganzen Teilprozeß "Umsetzung und Überwachung" durchläuft. Das Projektmanagement übernimmt Managementaufgaben, die in direktem Zusammenhang mit der Projektdurchführung stehen. Die Führung von Menschen ist die zentrale Aufgabe des Projektmanagements und hat entscheidenden Einfluß auf die Ergebnisse des Projekts (siehe Bild 25 im praktischen Teil). Das ist eine Herausforderung an den Projektverantwortlichen und sicherlich nicht das Resultat einer einzigartigen Anstrengung.

Dabei werden Arbeitsaufträge zur Erledigung der Aufgabe übergeben. Die Arbeitspaketverantwortlichen werden mit ihrem Arbeitsteil bekannt gemacht, mit Erklärungen zu den Aufgaben, Diskussionen und Koordination (vgl. Bild 26 im praktischen Teil). Das Projektmanagement muss die notwendigen Informationen über die internen und externen Aspekte des Projektes bereitstellen.

Das Projektmanagement kontrolliert in diesem Teilprozeß die Ausführung der Aufträge und den Stand der Arbeiten (siehe Bild 27 im Praxisteil). Zudem ist der regelmässige Austausch mit den Verantwortlichen des Arbeitspakets und anderen Projektmitarbeitenden für eine realitätsnahe Beurteilung des Arbeitsfortschritts und für die Überwachung der übertragenen Arbeiten von Bedeutung.

Neben der Leistungsüberwachung durch die Kontrolle der Durchführung der übergebenen Leistungspakete geht es hier auch darum, mögliche Problemstellungen, Verbesserungspotenziale oder gegenwärtige Anforderungen früh zu erkennen, zum Beispiel durch permanenten Austausch mit den durchführenden Personal. Der Begriff Steuerung und Kontrolle von Arbeitspaketen ist stark verflochten und wird oft gleichbedeutend benutzt.

Unter dem Begriff des Controllings werden hier alle Tätigkeiten zur Erfassung, Sammlung und Zusammenführung projektrelevanter Informationen sowie deren Bewertung in einem Soll-Ist-Vergleich zusammengefasst. Dieser Soll-Ist-Vergleich bildet den Startpunkt für die Maßnahmen zur Kontrolle des Projektfortschrittes (siehe Abb. 28 im Praxisteil). Das Fortschrittsmonitoring ist eine Kernaufgabe des Unterprozesses " Umsetzung und Monitoring " und eine unabdingbare Vorraussetzung für das Projektmanagement.

Der aktuelle Projektstand wird laufend aufwands-, zeit- und ergebnisbezogen erfasst, um Planabweichungen vom tatsächlichen Fortschritt rechtzeitig zu identifizieren und ggf. gegenzusteuern. So wird z.B. bei Fremdprojekten der Leistungssatz oft als Erfassungsmethode verwendet. Am Anfang steht dies oft nur dem zuständigen Personal- oder Projektmanagement zur Verfügung.

Im Rahmen des Projektcontrollings werden Kenngrößen aus dem operativen Projektgeschäft (Projektstatus, Leistungsnachweis, Ressourcenverbrauch, projektbezogene Forderung und Verbindlichkeit) in Controllinginstrumente übertragen. Das Projektmanagement ist für den Teilprozeß " Implementierung des Controlling " verantwortlich. Das Verfahren "Überwachung der Qualitätssicherung" (vgl. Abb. 29 im Praxisteil) umfasst den kompletten Unterprozess " Umsetzung und Kontrolle ". Die Sicherung der Qualität ist sehr bedeutsam und muss daher von der Projektsteuerung bewußt unterstützt und kontrolliert werden.

Entscheidend für den Erfolg des Projektes ist Ihre Begleitung bei der Implementierung von Qualitätssicherungsmaßnahmen. Im Teilprozeß " Monitoring Qualitätskontrolle " sind die bestehenden allgemeinen Richtlinien auf die konkrete projektbezogene Fragestellung anzuwenden. Das Projektmanagement kann die Implementierung der Massnahmen an einen anderen Mitarbeiter, z.B. den Projekt-Assistenten, übertragen. Während des ganzen Unterprozesses " Implementierung und Monitoring " sind Dokumentationsarbeiten durchzuführen.

Das Projektmanagement wird bei Dokumentationsarbeiten durch den Projekt-Assistenten begleitet, zu dessen Aufgaben vor allem die Verwaltung der Projektdateien zählte. Entsprechende Dokumentationsverpflichtungen wurden zu Projektbeginn vereinbart. Im Schlussbericht wird ein Gesamtüberblick über den Projektverlauf gegeben und die erreichten Resultate erörtert.

Bei der Dokumentation des Projektverlaufes ist stets darauf zu achten, dass genügend "Akten" vorhanden sind, um die rechtliche Sicherheit zu gewährleisten. Der Teilprozess " Information über den Fortschritt " hat zum Zweck, die für die Ausführung der Arbeit notwendigen Informationen bereitzustellen und an alle Teilnehmer zu verbreiten (vgl. Abb. 31 im praktischen Teil). Zudem dienen "Informationen über den Fortschritt" der Projektvermarktung und erzeugen damit sowohl im Hinblick auf den Projektverlauf (auf der Seite der Führungskräfte und der Umsetzer) als auch auf die Zielsetzung (auf der Seite der Betroffenen) eine hohe Akzeptanz. 4.

Das Teilverfahren " Schätzung der notwendigen Korrekturmassnahmen " (vgl. Abb. 32 im praktischen Teil) ist notwendig, wenn eine Abweichung vom Plan ermittelt wird. Die möglichen Abhilfemaßnahmen können in ihrem Ausmaß und ihrer Intensität stark variieren und sind unmittelbar vom jeweiligen Projektzusammenhang abhängig. Häufig ist eine Auflistung der möglichen Abhilfemaßnahmen und eine Schätzung des zu ihrer Durchführung erforderlichen Aufwandes notwendig, um die Schwere der Abweichung abzuschätzen.

Es gilt, die Wichtigkeit von Korrekturmassnahmen frühzeitig zu erkennen, um grössere Schwankungen und Kosten sowie schwerwiegende Auseinandersetzungen oder gar Krisensituationen zu verhindern. Generell muss die Annahme von Abhilfemaßnahmen gefördert werden, da die Betroffenen die Risiken der Abweichung und der erforderlichen Maßnahmen ohne hinreichende Informationen nicht kennen.

Das Projektmanagement braucht in diesem Teilprozeß das ganze Leistungsspektrum seiner Fach-, Sozial- und Organisationskompetenzen. Oberste Prämisse bei ihren Beschlüssen und Massnahmen ist die Erreichung der Ziele innerhalb des vertraglichen Projektrahmen. Führt die Beurteilung notwendiger Korrekturmassnahmen zu entscheidenden Schwankungen, kann es notwendig sein, den weiteren Projektverlauf mit dem Kunden abzustimmen.

Daraus resultiert eine vergleichbare Hierarchie wie bei den Unterprozessen " Koordinieren mit dem Besteller " und " Koordinieren mit übergeordneten Stellen oder Kundenberatern " in der Teilprozeßplanung. Im praktischen Teil sind die Verfahrensschritte dazu in Bild 33 ersichtlich. Die Koordination der notwendigen Korrekturmassnahmen und eine allfällige Koordination mit allen involvierten Parteien hat bereits in den vorangegangenen Unterprozessen stattgefunden.

Dieser Verfahrensschritt beinhaltet die Erarbeitung der verabschiedeten Massnahmen und die Fortschreibung der Angaben in den Controllinginstrumenten (vgl. Abb. 34 im Praxisteil). Der Abgleich der tatsächlichen Detailplanung ist ein recht technisches Teilverfahren. In diesem Teilprozeß ist es ein wesentlicher Teilschritt, die Ursache und Folgen der Abhilfemaßnahmen im eigenen Haus oder bei den Beteiligten sichtbar zu machen und die nötige Anerkennung zu erlangen.

Das ist in der Realität eine große Aufgabe, da Veränderungen und Korrekturen oft auf Widerstand treffen, aber ohne die gute Zusammenarbeit der Betroffenen gibt es wenig Aussichten. Verwenden Sie die nachfolgenden Abbildungen der Projektprozesse, um Ihre Aufgabenstellungen und Prozesse in der Phase "Umsetzung und Überwachung" zu verdeutlichen. Verwenden Sie es, um Ihr Vorhaben, die Verarbeitung von Arbeitspaketen und Tasks, den Personal- und Ressourceneinsatz sowie den Projektverlauf und die Ergebnisse (Projektqualität) zu kontrollieren.

Die folgende Visio-Datei zeigt für den Unterprozess " Ausführung und Monitoring " alle oben erwähnten Vorgänge und Prozeße. Die angezeigten Projektabläufe können Sie an Ihre unternehmens- oder projektbezogenen Anforderungen anpassen. Das folgende Template listet die Projektmanagementaufgaben, ihre notwendigen Kompetenzen und die für den Teilprozeß " Implementierung und Monitoring " erforderlichen Wissensgebiete auf.

Notieren Sie sich individuelle Aufgabenstellungen, Fertigkeiten und Ihren Wissensbedarf: Worin besteht für Sie und Ihr Vorhaben ein Nachholbedarf?

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