Projektablaufplan

Programmablaufplan

In einem Projektplan (PAP) wird nur die Frage beantwortet: "Wann und wie lange werden die Arbeitspakete bearbeitet? Für das Projektmanagement ist ein Flussdiagramm die Dokumentation des geplanten, sachlichen und zeitlichen Ablaufs des Projekts. Die Ausgangssituation - Ziel des Projektes - Projektablauf - Arbeitsgruppe. In der folgenden Abbildung ist der organisatorische Ablauf des Softwareprojektes dargestellt. Du bist hier: Projektablaufplan.

Projekt-Flussdiagramm (PAP) - Gantt-Diagramm

Das Projektablaufdiagramm (PAP) bildet die Reihenfolge der einzelnen Arbeitsschritte in einem Balkendiagramm ab. Ein PAP beinhaltet oder erweitert in diesem Sinn den PSP. Das Arbeitspaket ist nach dem Startdatum geordnet. Zeitdauer und Ende werden graphisch dargestellt (und manchmal auch in zusätzlichen Spalten). Komplexe Zusammenhänge und wichtige Zusammenhänge zwischen den Arbeitspaketen können im PAP nicht dargestellt werden.

Mit 10 Stufen zu einem optimalen Projektablauf!

Eine ausgewogene magische Dreiecksbeziehung ist der Schlüssel zu einem gelungenen Unterfangen. Erst wenn die gewünschte Leistung innerhalb der berechneten Zeit und innerhalb der berechneten Preise geliefert wird, kann Ihr Vorhaben als Erfolg gewertet werden. Deshalb ist die Schaffung eines möglichst genauen (und vor allem realistischen) Projektplans eine der wesentlichen Planungen auf dem Weg zum Erfolg!

Unglücklicherweise - gerade zu Projektbeginn, wenn es noch viele Ungewissheiten gibt - ist die Verlockung groß, "schnell zu handeln" und "keine kostbare Zeit mit der Ausarbeitung von Planungen zu verschwenden". Aber der Mangel an einem realen Plan bringt eine Menge Probleme mit sich, die Sie im Verlauf des Projekts (und dann meistens zu den ungünstigsten Zeiten) aufholen werden!

Allein die Fragestellung, ob sich Ihr Vorhaben gut weiterentwickelt oder ob Sie weit voraus sein sollten, kann ohne einen eindeutigen Zeitplan nicht beantwortet werden! In diesem Beitrag erhalten Sie einen 10-Punkte-Plan, um einen realitätsnahen Projektplan zu entwerfen und Ihr Vorhaben auf den Weg zum Erfolg zu führen!

Immer wieder hat sich gezeigt, dass Teamplanung zu verbesserten Resultaten führen kann. Neben mehr (Ziel-)Klarheit im Projektteam schafft die gemeinschaftliche Arbeit auch ein höheres Miteinander. Aber bevor Sie mit der detaillierten Ausarbeitung beginnen, sollten Sie sich über die zu erzielenden Zielsetzungen im Klaren sein. Zum einen sollte klar sein, was der Kunde will (und was nicht) und zum anderen sollten Sie sicherstellen, dass jedes Mitglied des Kollektivs diese Bedürfnisse gleichermaßen kennt.

Gibt es in diesem Bereich keine klare und unmissverständliche Aussage, dann wird diese im Verlauf des Projekts höchstwahrscheinlich "auf die Füße fallen"! Daher ist es immer sinnvoll, zwischen "must", "target" und "optional goals" zu differenzieren, d.h. wenn ein "must" Ziel nicht erfüllt wird, dann wird das Vorhaben als fehlgeschlagen betrachtet. "Can-goals " sind schön zu haben, können aber zuerst gelöscht werden, ohne den Erfolg des Projekts zu beeinträchtigen.

Damit sind Sie bereits auf einem sehr gutem Weg zum Erfolg! Als nächstes sollten Sie Ihr Vorhaben in mehrere Etappen unterteilen. In der Regel läuft ein Vorhaben in den folgenden Schritten ab: Die 10 hier diskutierten Aspekte für einen günstigen Projektablauf gehören ebenfalls in diese Zeit. Die Aufgabe besteht in dieser Zeit darin, die Arbeitsgruppen innerhalb des Arbeitsteams (intern) zu organisieren und ggf. Leistungserbringer mit der Beschaffung von Materialien und Geräten etc. zu betrauen.

AUSFÜHRUNG Hier werden die Arbeitsgänge bearbeitet, der Fortschritt des Projekts vermessen und schließlich das zu erwartende Ergebnis erzielt. Bei vielen Vorhaben ist es sinnvoll, diese Phasen so zu untergliedern, dass sie optimal zum Vorhaben passen. Teilphasen können z.B. sein: "Prototyp erstellen", "Prototyp testen" und "Serienfertigung". FAZIT dieser Etappe wird das Ergebnis des Projektes dem Kunden ausgehändigt, von ihm akzeptiert, das Vorhaben ausgewertet, "lessons learned" aufgezeichnet und ggf. das Auflösungsteam.

Milestones sind Vorgänge von besonderem Interesse, wie z. B. Zwischenstände, Inspektionen oder das Vorhandensein von Lieferpositionen. Milestones unterstützen Sie und Ihr Team dabei, sich zu konzentrieren und den Projektfortschritt zu bewerten. Weil Sie am Ende jeder Phase einen Milestone festlegen sollten und auch der Projektbeginn als Milestone betrachtet wird, ist die minimale Zahl der Milestones im Gesamtprojekt "Anzahl der Stufen +1" (der Startmeilenstein).

Selbstverständlich können Sie weitere Milestones festlegen, wenn es innerhalb Ihrer Phase weitere Zwischenfälle gibt. Jetzt, da Sie über Ihre Zielsetzungen klar sind, das Vorhaben in Etappen einteilen und Milestones festlegen, sollten Sie bereits ein verhältnismäßig genaues Verständnis davon haben, was Sie zum Erzielen der Milestones und des Projektziels benötigen.

Sie sollten dieses Foto nun weiter einschränken, indem Sie eine Auflistung der zu bearbeitenden Pakete erstellen. Natürlich sollten Sie jedem einzelnen Arbeitsgang einen gewissen Arbeitsaufwand zuordnen. Melden Sie sich jetzt für den kostenlosen Rundbrief an, denn er gibt Ihnen viele Infos zum Thema Projekt-Management per e-Mail. U. a. auch der Schubladen-Trick: eine erstaunlich simple Planungsmethode, die mir verlässlich zu guter Schätzung verhalf.

Nach der Verteilung der Workpakete in Punkt 5 und der Einplanung der Pufferzeit in Punkt 6 sollten Sie nun erneut prüfen, ob jedes Team-Mitglied die ihm zugeordneten Maßnahmen tatsächlich durchführen kann. In der Regel wird jedoch ignoriert, dass niemand wirklich 100% an einem Vorhaben mitarbeiten kann. Achten Sie auf'geplante Überlastung': Planen Sie Ihre Mitarbeitenden mit max. 60-80% ihrer Zeit in Projekten!

Nun geht es darum, den ganzen Bauplan noch einmal auf mögliche Mängel zu durchleuchten. Wurden ausreichende und bedeutsame Etappenziele festgelegt? Es kann kein Auftrag wie vorgesehen ausgeführt werden! Das ist immer eine andere Wirklichkeit als der Entwurf. Selbst vom besten Konzept wird Ihr Vorhaben einmal abwichen!

Es ist daher notwendig, in regelmässigen Intervallen einen Soll-Ist-Vergleich durchzuführen, um den Fortschritt des Projekts zu erfassen, Gegenmassnahmen zu konzipieren und durchzuführen (um das angestrebte Ziel innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens zu erreichen). Der letzte Arbeitsschritt ist nun die Bewertung der Erlebnisse! Am Ende des Projekts (d.h. in der Endphase; s. Punkt 3) prüfen Sie mit Ihrem Projektteam, wie das Gesamtprojekt verlaufen ist und fragen sich unter anderem: Wo kann alles nach Wunsch ablaufen?

Das Wissen, das Sie aus einer solchen Bewertung gewinnen, können Sie dann im folgenden Vorhaben für eine noch bessere Planung und damit für eine noch erfolgreichere Umsetzung einsetzen! Dies waren also die 10 Stufen, die Sie zu einem erfolgreichen Projektablauf führen werden! Haben Sie noch andere Aspekte, auf die Sie bei der Planung Ihres Projektes besonderen Wert legen? Natürlich.

Herzlichen Dank und gelungene Auftritte! Starten Sie Ihre Projektarbeit noch heute mit weniger Aufwand! Durch das Abonnieren des Newsletters erhalten Sie komfortabel per E-Mail weitere Infos zum Thema Projektleitung.

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