Pm Software Vergleich

P. M. Software-Vergleich

eine einheitliche PM-Terminologie; der Einsatz von PM-Software. Mit dem Bankensoftware-Vergleich Ihrer Volksbank Raiffeisenbank Meißen Großenhain eG finden Sie schnell heraus, welche Bankensoftware am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Unternehmenssoftware individuell suchen, analysieren und vergleichen. Wir haben in unserem Shop zusätzlich spezielle Softwarepakete für Sie zusammengestellt, mit denen Sie gegenüber dem Einzelkauf wirklich sparen können.

Im Vergleich zu Microsoft Project bin ich bei Project geblieben.

Einteilung der PM-Software

Am Anfang ist das Wichtigste: Projektleitung kann nicht durch die Softwareinstallation eingeleitet werden! Daher sollten Sie sich erst dann mit Projektmanagementsoftware befassen, wenn Sie über ein etabliertes und von allen anerkanntes Projektmanagementsystem verfügt haben. Und was ist Projektmanagementsoftware? Die Projektabwicklung beinhaltet viele sich wiederholende Aufgabenstellungen und einheitliche Abläufe, für die der Umgang mit EDV einen erheblichen Vorteil hat.

Typisch dafür sind die Erfassung des projektbezogenen Aufwands und der darauf aufbauende Vergleich von Projektierung und Ist-Zustand, z.B. mit einer Earned-Value-Analyse. Prinzipiell können alle diese Arbeiten auch mit Standard-Office-Software durchgeführt werden, wobei besonders Tabellenkalkulationsprogramme von großer Wichtigkeit sind. "Projektmanagement-Software " ist kein eindeutig abgegrenztes Projekt - im Grunde genommen kann es vom E-Mail-Client bis zur Datenbank-gestützten Multiprojekt- und Projektportfolio-Software alles bedeuten.

Daher ist es sinnvoll, zunächst zu klarstellen, welche Software man tatsächlich ist. Grundsätzlich kann PM-Software in die folgenden Kategorien eingeteilt werden: Software-Lösungen für besondere Disziplinen des Projektmanagements wie z. B. Configuration Management, Quality Management, Risk Management, Wirtschaftlichkeitsberechnungen, Prozessoptimierungen, etc. Projektierung, Ressourcenverwaltung und Steuerung sind in der Regel in einem Softwareprodukt vereint und korrespondieren mit der allgemeinen Idee der Projektmanagementsoftware "im wahrsten Sinne des Wortes".

Das Resultat dieser Entwicklungen sind umfassende Software-Suiten mit einem riesigen Leistungsspektrum und einem entsprechenden Implementierungsaufwand. Durch die Auslegung von Standard-Bürosoftware in der oben genannten Aufzählung als PM-Software wird klar, dass für das Projektmanagment keine eigenen Applikationen vonnöten sind. Doch je grösser und komplizierter das Vorhaben, je komplizierter wird die Projektierung und je mehr Sie an die Leistungsgrenzen dieser Projekte stoßen, umso notwendiger wird der Gebrauch von Projektmanagementsoftware im engen Sinne.

Entsprechend zweckmäßig ist es, die Voraussetzungen für die Funktionalität einer Software-Lösung inhaltlich zu unterteilen. So ist es einerseits möglich, die gewünschte Softwarekategorie zu ermitteln und andererseits die nachfolgenden Nutzer gezielt nach ihren Wünschen zu fragen. Um Sie bei der Suche nach der passenden PM-Software zu unterstützen, stellt Ihnen die Projektmanagement-Software einen inhaltlich gegliederten Katalog von Anforderungsprofilen aus Sicht des Projektmanagements zur Verfügung.

Die Grundlage des Katalogs bilden die langjährige Auseinandersetzung mit dem Themengebiet und viele Gespräche mit Herstellern und Nutzern von PM-Software. Leistungssteigerung heißt nicht mehr Vorteile, sondern immer größere Mehrkosten! Das Projektmanagement-Programm ist multiuserfähig und ermöglicht den direkten Einsatz der Mitarbeitenden. Arbeitsstunden können mit verschiedenen Stundentarifen in Betriebskosten umgerechnet werden.

Eine redundanzfreie Erfassung der Arbeitszeit findet ausschliesslich durch die PM-Software statt. Die PM-Software hingegen überträgt die projektrelevanten Daten der Kostenstellen aus der ERP-Software, wie z.B. Abschreibungen. Es können Statusinformationen (Auslastung, sonstige Aufwendungen, Fertigstellungsgrad etc.) aufgezeichnet werden. Anwenderspezifische Steuerungsparameter und Kennzahlen für die Statusauswertung können definiert werden. Mit der Projektmanagementsoftware wird ein projekt- und unternehmensübergreifendes Management ermöglicht. Mit der Projektmanagementsoftware können die Projektmittel einheitlich mit der Buchhaltung des Betriebes verwaltet werden.

Ein Businessplan kann für das Vorhaben aufgestellt werden und seine Umsetzung wird während des Projektes mitverfolgt. Durch die Einbindung eines fremden Dokumentenverwaltungssystems kann dessen Performance genutzt werden, z.B. Versionsmanagement oder Search. Das Projektmanagement-Programm implementiert ein eigenes Dokumenten-Management. Es verfügt mit Check-in/Check-out, Versionsmanagement, Metainformationen und Suchfunktionen über die Grundfunktionen eines Dokumentenmanagements.

Änderungswünsche können im Kontext von Issues definiert werden. Das Programm meistert die komplette Konfigurationsabrechnung. Das Programm stellt einen Konfigurationsmanagementprozess wie CMII komplett dar. Arbeitspakete oder Vorgänge können kostenpflichtig sein. Damit die Projektmanagementsoftware die anfallenden Projektkosten aus den Betriebszeiten berechnen kann, können die Projektkosten als zeitabhängige Tarife definiert werden.

Sie können die Zuordnung von Daten zu einer bestimmten Ressource (z.B. Qualifikation) vornehmen. Mit der Projektmanagementsoftware können mehrere Einzelprojekte verwaltet werden, aber die Einzelprojekte können nicht verknüpft werden. Unterprojekte können definiert werden. Dabei werden alle Vorhaben in einer einheitlichen Datengrundlage zusammengefasst, wodurch die Einzelvorhaben ggf. dezentral aufbereitet werden. Mit der PM-Software können alle Vorhaben in einer Portfolio-Struktur (z.B. Studiengänge, Teilprojekte) abgebildet werden.

Das Projektmanagement-Programm meistert die Multiprojekttechnik, so dass es projektübergreifend Beziehungen und Ressourcenzuweisungen errechnen kann. In der PM-Software gibt es nicht-deterministische Verfahren wie die Monte-Carlo-Simulation oder die analytische Wahrscheinlichkeitsberechnung. Mit der Projektmanagementsoftware erhalten Sie einen Überblick über alle Vorhaben mit simplen Kenngrößen wie dem laufenden Fertigungsgrad und den Soll/Ist-Abweichungen. Die berechneten Kennziffern können vom Benutzer definiert werden.

Das Programm stellt einen Freigabeprozess dar, der das Vorhaben vom Bewerbungsstatus in den Aktivstatus umwandelt. Nach einem benutzerdefinierten Muster können die Vorhaben bewertet werden. Sie können die Prioritäten der einzelnen Vorhaben festlegen und die Prioritäten sind auch in anderen Funktionen verfügbar. Durch ein Benchmarking-System können aktuelle Vorhaben verglichen werden. Kostenlose Kennzahlen zur Projektauswertung können festgelegt werden, die Software hat bereits ein vorgegebenes System (z.B. Balanced Scorecard o.ä.).

Mit der Projektmanagementsoftware kann eine ein- oder zweistufige Auflistung der Arbeitspakete oder Tasks erstellt und verwaltet werden. Mit der Projektmanagementsoftware kann eine hierarchisch aufgebaute Auflistung der Arbeitspakete oder Tasks erstellt und verwaltet werden, die in einer Tiefe von 32 Stufen strukturiert werden kann. Das Projektmanagement-Programm ermöglicht mehrere, parallel verlaufende Strukturen auf einer Ebene und kann diese für die Auswertung und Berichterstattung nutzen.

Sie können eigene Reports anlegen und sichern. Sie können mit Hilfe von kundeneigenen Formularen solche Datenfelder anlegen, deren Wert aus den Daten des Projekts errechnet wird. Auswertungen sind auf Projekt- und Ressourcen-Ebene möglich. Das Projektmanagement-Programm besitzt einen Algorithmus zur optimierten Ressourcennutzung und kann in einer Multi-Projekt-Umgebung kapazitiv geplant werden. Der Personalbedarf wird aus dem Bestand der laufenden und geplanten Vorhaben errechnet.

Es gibt eine eigene Zugangsverwaltung. D. h. Benutzer können nur über ID und Kennwort auf die Daten des Projekts zugreifen. Die Zugriffsberechtigungen können für jeden Benutzer einzeln zugewiesen werden. Die Rolle kann vom Benutzer festgelegt werden. Die Projektmanagementsoftware kennt je nach aufgerufener Aufgabe, welche Rechte der Benutzer hat und welche Optionen ihm zur Auswahl stehen.

Bei den Projektthemen können diese als unabhängige Kategorien definiert werden. Das Projektmanagementsystem ist mit einem eigenen Risikomanagementsystem ausgestattet, das eine vereinfachte Risikobeurteilung ermöglicht und Risikopräventionsmaßnahmen aufzeigt. Mit einem Software Development Kit (SDK) und einer Programmierschnittstelle (API) können anwenderdefinierte Oberflächen zur vollständigen Einbindung der Software in alle IT-Umgebungen geschaffen werden.

Einfacher Workflow kann durch die Verknüpfung von Benutzerfeldern und Macros abgebildet werden. In der PM-Software gibt es ein komplettes Workflow-Modul, das verzweigtkettige und konditionierte Workflows mit mehreren Teilnehmern in verschiedenen Funktionen dokumentieren kann. Es wird jedoch rasch klar, dass ein großer Funktionsbereich auch mit hohen Preisen verbunden ist und dass selbst bei sehr ähnlicher Ausstattung zwei Geräte sehr unterschiedlich teuer sein können.

Abbildung 1: Auswahlprozess für Projektmanagement-Software. Durch eine Nutzwertanalyse sollen nachvollziehbare Aussagen darüber möglich sein, ob und inwieweit die PM-Software Kostensenkungen oder -erhöhungen ermöglicht. Denn die Installierung von Software soll kein Ziel an sich sein, sondern die Möglichkeiten des Betriebes erhöhen, erfolgreich projektieren und wirtschaftlich umsetzen zu können.

Prüfen Sie daher im Anforderungskatalog, welche Vorteile das entsprechende Performance-Feature für Ihr Haus hat. Es gibt im Wesentlichen drei Typen von quantifizierbarem Vorteil, den Projektmanagementsoftware bieten kann: Möglicherweise steigt aber auch der Gesamtaufwand für das Management - z.B. für die Projektierung -, aber die Projektrendite kann um ein Mehrfaches gesteigert werden, weil die Arbeiten wesentlich rascher abgewickelt werden können.

Der schnellstmögliche Vorteil könnte beispielsweise nicht im ursprünglichen geplanten Kosten-Controlling bestehen, sondern im Projekt-übergreifenden Ressourcen-Management. Im folgenden Beispiel wird gezeigt, wie ein messbarer und überprüfbarer Vorteil von PM-Software errechnet wird. Der Software-Support des Verfahrens "Verbindlichen Lieferzeitpunkt ermitteln" beinhaltet im Kern folgende Schritte: Um den eventuellen Vorteil einer Projektmanagementsoftware zu erkennen, muss zunächst der momentane Status bestimmt werden.

Die schnellstmögliche Bestimmung des frühesten Lieferdatums durch die Projektmanagementsoftware verringert den Aufwand für die Erstellung eines Angebots. Weitere Aufträge können gewonnen werden, da wettbewerbsfähige Offerten rasch erarbeitet werden können. Ebenso lassen sich Vorteile für andere Features ermitteln, z.B. wie Engpässe mit einer softwaregestützten, leistungsstärkeren Projektierung besser genutzt werden können.

Einige Funktionen können einen schnellen Ertrag bringen, andere können langfristig verbessert werden, aber einige werden sich nur als nützlich herausstellen, ohne dass ein nachweisbarer Vorteil besteht. "Für eine Investitionsentscheidung müssen die Installations-, Einführungs- und Betriebskosten der PM-Software dem zu erwartenden Gewinn gegenübergestellt werden. Sogar die Lizenzierungskosten von zwei Produkten sind oft nicht gleich.

Manche Lizenzierungsmodelle basieren auf der Anzahl der Benutzer, andere auf der Anzahl der Prozesse und wieder andere auf dem erforderlichen Datenspeicher. Es gibt folgende Varianten der Direktlizenzkosten: Computerlizenz: Für jede einzelne Installierung auf einer Workstation oder einem Netzwerk-Server ist eine separate Lizenzierung erforderlich, ungeachtet der Anzahl und den Benutzer-Typ.

Jeder Benutzer braucht eine gleichwertige, separate Lizenzierung, egal welche Funktion er als Projektteilnehmer hat. Im Modell "Named User" ist die Nutzungslizenz mit dem persönlichen Login verknüpft, im Modell "Concurrent User" wird nur die Zahl der Benutzer lizensiert, die zur gleichen Zeit am Rechner angemeldet sind. Bei einem modular aufgebauten Lizenz-Modell ordnet der Verwalter den Benutzern aus einem Lizenzvorrat individuelle Berechtigungen für die unterschiedlichen Funktionen des Programms zu.

Typischerweise ist hier die Lizensierung nach der Menge der aktiven Prozesse im Gesamtprojektportfolio oder der Grösse des erforderlichen Storage-Platz. Durch die reine Umfangslinse ist die Nutzerzahl nicht begrenzt. Projektlizenzen: Hier werden die Kosten nach der Menge der im Programm gemanagten Objekte errechnet. Beispielsweise kann das erste Vorhaben kostenlos sein und die Lizenzgebühr kann erst ab dem zweiten Vorhaben aufkommen.

Benutzungsgebühr: Insbesondere beim Anwendungs-Service-Providing (Vermietung von Software im Internet) wird die einmalige Nutzung in der Regel durch eine mont. Es gibt aber auch Leasingangebote für Software zur Einbindung in Ihr eigenes Computernetzwerk. Das Nutzungshonorar kann von der Anzahl der Benutzer, der Rolle, den Funktionalitäten und dem Umfang des Projekts abhängt.

Projektleiter/ PlanerAnzahl der Projektleiter mit vollen Zugriffsrechten auf alle Projektmanagementsoftwarefunktionen. Linienvorgesetzte mit SchreibberechtigungAnzahl der Linienvorgesetzten, die über das Vorhaben entscheiden können (z.B. Ressourcenvorgesetzte, Controller, etc.). Linienvorgesetzte mit LeserechtAnzahl der Vorgesetzten, an die Bericht erstattet wird (z.B. Geschäftsführung, Vorstandsmitglieder). Laufende Aufträge, maximal AnzahlDiese Menge bildet die Grundlage für volumenbezogene Lizenzgebühren.

Eine Beschränkung der Anzahl der laufenden Vorhaben steht im Widerspruch zum Sinne einer Softwareunterstützung, so dass man sie möglichst genau auswählt. Dabei sind auch die in Vorbereitung befindliche Vorhaben zu beachten. Mittlere Anzahl der Prozesse pro ProjektWenn Sie hier keine Erfahrung haben, können Sie auch aus den vorhandenen Budgets eine realistische Abschätzung aufstellen. Mittlerer Speicherplatzbedarf pro Auftrag oder VorgangDieser Betrag wird benötigt, wenn die Software auch Projektunterlagen wie z. B. Zeichnungen, Logs, Berichte usw. managt.

AktivspeicherbedarfDies wird nach dem Ergebnis des mittleren Speicherbedarfes und der Anzahl der Projekte oder Operationen berechnet. Abhängig von der jeweiligen Projektmanagementsoftware sind hier zusätzliche Softwarelizenzen z. B. für Softwareplattformen, Datenbestände, Gruppensoftware, Client-Software etc. vonnöten. Möglicherweise sind auch zusätzliche Softwareprodukte nötig, wie z.B. Software für die Verbindung der Projektmanagementsoftware mit dem Warenwirtschaftssystem.

Ausgehend von der üblichen Betrachtung der festgestellten Bedarfsmengen und der mittelbaren Lizenzanforderungen können auch notwendige Hardwareinvestitionen, z.B. für einen weiteren Rechner, ermittelt werden. Man darf sich nicht davon irreführen, dass während der Vorstellung die Datenbasis, das Zentralprogramm und der Klient auf einem leistungsstarken Notebook parallel aufgesetzt werden.

Nach Abklärung der direkt und indirekt anfallenden Lizenzgebühren können die direkt anfallenden Montagekosten leicht ermittelt werden. Bei Bedarf können auch Programmierschnittstellen zu anderer Unternehmens-Software entsprechende Aufwendungen auslösen. Eine Gegenüberstellung der unterschiedlichen Offerten gibt auch einen Indiz für die Wartbarkeit des Werkzeugs und damit für die zu erwarteten Nachlaufkosten.

Bei der Datenübernahme aus einem existierenden Artikel fallen ebenfalls anfallende Mehrkosten an, die in erster Line durch die Güte des alten Artikels mitbestimmt werden. Damit der gewünschte Vorteil einer Projektmanagementsoftware erreicht wird, muss sie sowohl effektiv eingesetzt als auch den zukünftigen Anwendern ermöglicht werden. Der Aufwand dafür hängt in erster Linie vom Know-how der Mitarbeitenden und dem Entwicklungsstand der Betriebsorganisation für das Projekt-Management ab.

Für die erste Schulung in einer hochwertigen PM-Software benötigen professionelle Projektleiter etwa einen Tag. Diese können mit einem Instandhaltungsvertrag kalkuliert werden. Ist Projektmanagement-Software ein unentbehrlicher Baustein der Wertschaffung, dann sollten Sie deren Funktion und Wartung mit einem Instandhaltungsvertrag sichern. Ein guter Maintenance-Vertrag beinhaltet neben der Fehlersuche auch die folgenden Aktualisierungen, den Zugriff auf Support-Datenbanken, den telefonischen Anwendersupport und ggf. die Remote-Wartung des Gerätes.

Noch in den ersten sechs Monaten machen sich die Nutzer mit den neuen Einsatzmöglichkeiten der PM-Software vertraut, die Anforderungen an die Funktionalität und das Design steigen. Selbst wenn es sich nur um kleine Details handelt, verursachen diese Änderungen Betriebskosten, die beim Kauf zu berücksichtigen sind. Am wichtigsten ist die Fragestellung, inwieweit die Lösungen von den Anwendern selbst verwaltet werden können und welche Einstellungen nur der Provider selbst vornimmt.

Neueinsteiger müssen sich mit der PM-Software auseinandersetzen, und Projektleiter müssen lernen, sie so effizient wie möglich einzusetzen und die verbesserte Performance der neuen Versionen für ihre eigene Tätigkeit zu nutzen. Der Aufwand dafür ergibt sich aus der über die Jahre veranschlagten Nutzerzahl, der entsprechenden Fluktuation der Mitarbeiter und den individuell abschätzbaren Aufwendungen für die Schulungsveranstaltungen.

Die gängigste und gravierendste Fehlentscheidung beim Erwerb von Projektmanagementsoftware ist die Überzeugung, dass das Werkzeug auch das Projekt-Management einführt. Nicht nur mit letzter Gewissheit wird das Projekt gescheitert, sondern mit hoher Sicherheit auch, dass alle Beteiligten langfristig sowohl das Management als auch die Software abweisen werden.

Seien Sie der Erste, der PM-Software als Methode und noch besser als konzernweites Management-System einführt, bevor Sie überhaupt an den Kauf denken. Führt man beispielsweise eine objektbezogene Leistungserfassung mit der vorhandenen ERP-Software durch, ist die Anbindung an diese Software ein "Muss". Überzeugt eine Projektmanagementsoftware in allen Musskriterien, so kann sie auch Schwachstellen in den Soll-Kriterien aufweisen.

Lass dich nicht von geschickten Verkäufern von deinem Must-Have abbringen. Won't haben Kriterien sind besonders für Projektmanagement-Software sind. Software, die überflüssigen Schotter trägt, kann die Effektivität der Arbeit mindern. Muss beispielsweise eine Leistungserfassung im ERP-System stattfinden, weil dies die zentralen Konzernvorgaben sind, muss diese in der Projektmanagementsoftware inaktiviert werden.

Seit wann gibt es die Software? Vergleicht zumindest die beiden vielversprechendsten Projekte in Testanlagen anhand eines gegebenen, realistischen Scenarios. Wichtigstes Kriterium für die Entscheidung zwischen den einzelnen Bewerbern in einem Auswahlverfahren ist die Benutzerakzeptanz der Projektmanagementsoftware. Die Marktentwicklung für Projektmanagement-Software ist sehr lebhaft. Erst wenn die Nutzer die neue Projektmanagement-Software verwenden, kann sie ihren gewünschten Vorteil ausspielen.

Indem Sie die Teammitglieder in die Anforderungsdefinition, den Testbetrieb und die Softwareauswahl einbeziehen, haben Sie bereits wesentliche Akzeptanzschritte gemacht. Einrichtung einer internen Benutzergruppe von Projektmanagement-Software, in der Benutzer ihre Erfahrung teilen und sich wiederholende Problemstellungen ausweiten.

Regelmäßige Kurzschulungen für Benutzer, um sie mit den erweiterten Features bekannt zu machen. Haben sich die Projektmanagementsoftware bezahlt gemacht? In diesem Zusammenhang sollten Sie auch eine Zufriedenheitsumfrage unter den Nutzern durchführen. Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse sollten Sie die weiteren Schritte zur Weiterentwicklung Ihres Projektmanagements und des Einsatzes Ihrer Projektmanagementsoftware einleiten.

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