Planungsphase Projektmanagement

Projektierungsphase Projektmanagement

Der genaue Projektverlauf wird in der Planungsphase geplant. Abb.: Vergleich von inkrementeller Planung und Rückwärtsplanung. Abschließend und triumphierend in der Zukunft mit dem Satz "Der Plan ist nichts, die Planung ist alles! Basisinformationen zu Projekten und Projektmanagement .

Das Konzept wird in der Planungsphase mit konkreten Inhalten gefüllt.

Projektleitung: Übung, Lehre, Werkzeuge- Dietmar Kilian, Peter J. Mirski, Martin Hauser, Markus Weigl

Diese Arbeit bietet dem Anwender einen verdichteten, aber dennoch umfangreichen Einblick in Tools und Fallstudien und ist ideal als Grundlagenliteratur für alle Projektbeteiligten geeignet. Sie verdeutlichen die Stärken des Projektmanagement und bieten praxisnahe Unterstützung bei der Projektabwicklung und -kontrolle. Wenn Sie die hier vorgestellten Tools kennen, haben Sie den Vorteil in der Projektarbeit!

Fallstudien von Firmen, die in verschiedenen Bereichen tätig sind, unterstützen die Leser zusätzlich.

Projektleitung für Einsteiger - Die Planungsphase

Es ist nicht einfach, die große Frage der Projektierung mit der Planungsphase zu verbinden. Ich möchte Ihnen auch für diese Phase eine Vorlage geben. Bitte beachten Sie, dass sie nur die für die eigentliche Disposition erforderlichen Grundlagen beinhaltet. Bei kleineren Projekten sollte es völlig ausreichen. Doch sobald Sie mehrere Mitarbeiter zu verwalten haben und der Aufwand für die Projektierung aufgrund der Größe des Projektes steigt, ist eine genauere Projektierung notwendig.

Sie können die Vorlage jedoch als Ausgangspunkt für Ihre ersten Gedanken zum Thema verwenden. Ausgehend von der Einführungsphase haben wir einige Zielsetzungen und die zu erwartenden Ergebnisse. Bereits in der Planungsphase gilt es nun zu bestimmen, welche Maßnahmen zur Zielerreichung durchgeführt werden sollen. In der Planungsphase ist daher der erste wesentliche Aspekt das Anlegen eines Projektstrukturplanes.

Der Arbeitsplan beinhaltet alle für das Vorhaben durchzuführenden Arbeiten und Teilschritte. Die gesamte Arbeit wird als eine Serie von Unteraufgaben präsentiert. Der Begriff des Projektstrukturplanes klingt am Anfang zwar etwas Abstraktes, aber wenn man einmal ein Beispiel sieht, ist es gar nicht so umständlich. Die Projektstrukturplanerstellung ist umso leichter, je genauer der Prozess ist.

Müssen nur die Einzelarbeitspakete abgearbeitet werden, ist es rascher als wenn dazwischen noch planerische Schritte durchgeführt werden müssen. Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass auch bei mäßig komplizierten Vorhaben davon ausgegangen werden kann, dass die Planungen zwischenzeitlich umgestellt werden. Agiles Projektmanagement trägt dieser Tatsache durch die Kombination von grober Vorplanung zu Beginn mit vielen kurzen Planungsschritten Rechnung. Für die Umsetzung des Projekts ist es wichtig, dass das Projekt in die Praxis umgesetzt wird.

In manchen Fällen gibt es auch keine Vorplanung!) Nur die weiteren Arbeitsgänge werden genauer durchdacht. Doch in der herkömmlichen Projektierung wird alles so weit im Voraus zu planen gesucht, dass dazwischen keine Veränderungen mehr notwendig sind. Abhängig vom jeweiligen Vorhaben kann der eine oder andere Weg sinnvoll sein.

Sind die erforderlichen Tätigkeiten im PSP erfasst, müssen sie in einen Terminplan aufgenommen werden. Es gilt, die Abhängigkeit der unterschiedlichen Workpakete zu beachten. Für die Erstellung des Zeitplans muss zunächst die Länge der Einzelaktivitäten geschätzt werden. Gemäß der geschätzten Zeit sollen die zu erwartenden Mittel den Vorgängen zugeordnet werden.

Personalressourcen müssen wie alle anderen auch berücksichtigt werden, zum Beispiel im Bereich der Hardwaren. Nach erfolgter Ressourcenzuweisung kann die oben genannte Abfolge der Vorgänge und ggf. die Parallelausführung bestimmt werden. Auch die Parallelausführung der Arbeit kann durch die erforderlichen Mittel eingeschränkt sein. Sind z. B. weniger Personalressourcen vorhanden, als für die Bearbeitung von zwei parallelisierbaren Workpackages erforderlich sind, müssen diese dennoch hintereinander ausgeführt werden.

Im Anschluss an all diese Planungsschritte steht ein kompletter Terminplan zur Verfügung. Der Arbeitsplan beinhaltet alle Leistungspakete, deren geschätzte Dauer sowie die Abfolge und Abhängigkeit der Arbeit. Daraus können Sie z.B. die Start- und Endtermine der Vorgänge herleiten und gewisse Milestones definieren. Der kritische Weg ist definiert als alle Vorgänge, die ohne weitere zeitliche Puffer nacheinander ausgeführt werden sollen.

Sie sind ein Weg vom Projektbeginn bis zum Ende, bei dem keine Verspätungen auftreten sollten. Ein Aufschub würde unmittelbar zu einer Verspätung des Projektabschlusses führen. Auf diese Weise werden bei der Projektierung Gefahren aufgefangen und Sie können eine größtmögliche Genauigkeit bei der Projektabwicklung angeben. Sie können entweder eine ausführliche Gefährdungsanalyse pro Vorgang durchführen oder eine Pauschalschätzung (z.B. 5% Zeitzuschlag für alle Vorgänge) vornehmen.

Wenn feststeht, welche Mittel erforderlich sind, sollten diese angefordert und gegebenenfalls vorbestellt werden. Es spielt keine Rolle, ob es sich um menschliche, wirtschaftliche oder andere Mittel handelts. Wir müssen an dieser Stelle noch einmal genau darauf achten, ob jederzeit genügend Mittel zur Verfuegung steht.

Ist dies nicht der Fall, müssen Sie den Plan des Projekts ändern. Ich möchte an dieser Stelle nicht näher darauf eingehen, aber ich habe einen Tipp für Sie: Sobald die Mitarbeiter eine wichtige Funktion haben (und in welchem Vorhaben nicht?), ist es nicht nur notwendig, genügend Mittel zu planen, sondern auch die passenden Leute für das Vorhaben zu gewinnen.

Schon vor der Projektumsetzung ist es erforderlich, über Kontroll- und Kontrollmaßnahmen zu nachdenken. Wenn Sie nicht allein an einem bestimmten Teilprojekt arbeiten, ist es von Bedeutung, die Arbeiten der anderen Teilnehmer zu managen. Die Delegierung ist eine der wesentlichen Fertigkeiten eines Projektmanagers! Es ist jedoch entscheidend, dass die Ergebnisse in der korrekten Form, zur rechten Zeit und zu den rechten Preisen zur Verfügung stehen.

Damit dies gewährleistet werden kann, ist die Überwachung und ggf. der erforderliche Eingriff zur Projektsteuerung vonnöten. Innerhalb eines gewissen Toleranzbereichs (Kosten, QualitÃ?t, Zeit,....) agiert der/die ProjektleiterIn nicht. In der folgenden Phase des Projekts, der Implementierung, greifen dann die definierten Kontrollmaßnahmen. Dabei ist die Planungsphase sehr wichtig für das gesamte Unterfangen.

Ist die Einweihung das "Was", dann ist die Einweihung das " Wie". Wenn die Planungsphase fehlt, ist zwar das eigentliche Projektziel bekannt, aber nicht der Weg dorthin. "Wenn Sie kein Vorhaben planen, können Sie davon ausgehen, dass es das gesteckte Ergebnis nicht einhalten wird. Denn je grösser und komplizierter das Vorhaben, desto mehr kommt es auf eine ganzheitliche Vorplanung an.

Allerdings ist zu berücksichtigen, dass je grösser und komplizierter das Vorhaben ist, umso weniger wahrscheinlich ist es, dass das gesamte Vorhaben im Voraus durchführbar ist. Je mehr Zeit das Vorhaben in Anspruch nimmt und je mehr Akteure involviert sind, umso öfter werden sich auch die Projektanforderungen nach der Planungsphase verändern.

Das klassische Projektmanagement ist bestrebt, möglichst wenig Veränderungen vorzusehen. Im Falle einer Vertragsgestaltung werden auch die Veränderungen, die zu Veränderungen der Projektlaufzeiten und -kosten führen können, im Voraus ermittelt. Der Ansatz im agilem Projektmanagement ist anders. Das klassische Konzept der "Weigerung zur Veränderung" birgt das Risiko, die Anforderungen des Projekts zu erfüllen, aber nicht die tatsächlichen Ziele des Kunden zu erreichen.

Klassisches und agiles Projektmanagement haben ihre Rechtfertigung. In der Regel läuft im Rahmen des Projektmanagements eine Detailplanungsphase ab, in der alle Schritte ineinandergreifen. Bei agilem Projektmanagement hingegen verlaufen die einzelnen Schritte oft nebeneinander, so dass keine Detailplanung im Vorfeld auftritt. Am Ende der Planungsphase sollten Sie wissen, wie Ihr Vorhaben abläuft.

Milestones, Aufgabenreihenfolge und die erforderlichen Mittel sollten festgelegt werden. Sie sollten einen exakten Zeitplan für das gesamte Projekt haben. Die versprochene erste Vorgehensweise für einen Arbeitsplan können Sie hier herunterladen: Laden Sie den Bauplan herunter. Sollten Sie Bemerkungen oder Anfragen zur Planungsphase haben, zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren!

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