Planungsphase Projekt

Projektierungsphase Projekt

Das Projekt Fichtenberg geht in die Planungsphase. Am Anfang der Planungsarbeiten stellt sich PRO:SA der Schulleitung vor und erklärt die Aufgaben und Abläufe. Die Projektleitung wird ernannt und autorisiert das Projekt zu beginnen. Ist entschieden, dass das Projekt umgesetzt werden soll, kann mit der konkreten Planung begonnen werden. Bei der Planung kommen sowohl produkt- als auch projektbezogene Top-down-Verfahren zum Einsatz.

Tätigkeiten in der Planungsphase

Zentrales Element in der Planungsphase ist der Auftaktworkshop. Innerhalb dieses Rahmens tagt das Projekt-Team zum ersten Mal für mehrere Tage, um das Projekt im Detail zu erörtern. Es ist sinnvoll, dass dieser Vorgang von einem Consultant mit Projekterfahrung durchlaufen wird. Dabei wird der PSP angelegt, der das Projekt in einzelne Workpakete unterteilt.

Sie werden detailliert eingeplant, d.h. zeitlich, terminlich und ergebnismäßig quantitativ erfasst. Daraus resultiert eine präzise Planbarkeit, wann und unter welchen Bedingungen was im Projekt abläuft. Als Ergebnis des Kick-off-Workshops wird der zweite Business Case abgeleitet, der nun alle wirtschaftlichen Gesichtspunkte des Projekts genauer untersucht und das Spezifikationsblatt, das als Reaktion auf das Spezifikationsblatt begriffen wird und festlegt, wie die Vorgaben des Spezifikationsblattes vom Team umgesetzt werden.

Die Spezifikationen werden zu einem sinnvollen Bestandteil des Vertrages zwischen dem Projekt-Team und dem Kunden. Infolgedessen werden mehrere Verfahren gestartet, die bis zum Abschluss des Projekts ablaufen und in die Umsetzungsphase gehen.

Das ist nichts, die Pläne sind alles!

Ich habe diesen Spruch von Dr. Jürgen Fleig in der Zeitschrift des PMI Munich Chapter zu Beginn des Berichtsjahres vorgelesen und er hat mich gleich darauf hingewiesen, weil er den Umstand zusammenfasst, dass ich in der täglichen Arbeit oft mit einem Mißverständnis konfrontiert werde; gerade die angehenden Projektleiter, die noch nicht ehrenvoll sind, haben oft Angst, aus verschiedenen Motiven Detailpläne zu entwerfen oder gar den Interessensvertretern bekannt zu machen:

Morgen könnte der Entwurf von der Wirklichkeit eingenommen werden! Dann bin ich immer versucht, der Knappheit halber das normative Argument vorzubringen, dass die Fachrichtung "Projektmanagement" ohne Planungen nicht mehr sie selbst wäre und sich in - optional - Chaosmanagement, situative Führung, Troubleshooting oder inkrementelles Management umschreiben müsste; je nach Ausgangssituation kommt man mit seinem Projekt ins Spiel.

Natürlich genügt das nicht, um andere von der Nützlichkeit der Planungen zu überreden, und deshalb habe ich im Lauf der Zeit eine Argumentationsliste für diesen Sachverhalt erstellt, die ich in der Folge mit dem Ausspruch "Der Entwurf ist nichts, das Planen ist alles" abschliessend und siegreich zusammenfassen werde.

Nachfolgend meine Trefferliste "TOP ZEHN - Gründe für die Projektplanung nach meinem besten Wissen und Gewissen": Nr. 10: Um ein Abbild der Wirklichkeit vorauszusehen. - Dies ist eine geringe Priorität, da sie nur für wenige Vorhaben zutrifft, z.B. für die Abwicklung von Projekten mit niedrigem Innovationsgehalt und vielen Außenstehenden, die ein hohes Maß an Planbarkeit für sich und ihr eigenes Unternehmen benötigen.

Um fair zu sein, sollten die Planungen nicht "auf den Rand genäht" werden, d.h. sie sollten ausreichende Rücklagen in Bezug auf Aufwand und Termine haben. Ein Projekt ist fortschrittlich, d.h. der Druck steigt zum Ende hin wegen des bevorstehenden Enddatums - nur wenn man ein Projekt mental simuliert, kann man erkennen, wie man mit der Lücke zwischen Aufwand und Termin umzugehen hat.

  • Die Akteure, denen der Projektleiter Bericht erstattet, können sich nur dann über die Auswirkungen auf das Gesamtbild im Klaren sein. Nr. 6: Die Logistik eines Projektes kennen. - Je komplexer ein Projekt ist und je stärker die Vernetzung der Arbeitspakete, umso wichtiger wird der Zeitrahmen.

Selbst wenn die Bearbeitung der Einzelarbeitspakete im geplanten Rhythmus erfolgt, kann ein Termin nur eingehalten werden, wenn alle Parteien verstehen, wer an wem arbeitet und wer welche Information von wem pünktlich erhalten muss. - Tritt während des Projektes ein Fehler auf, diskutiert der Projektleiter diesen mit den Teilnehmern. Bei den meisten Lösungen von Problemen werden Fristen und Preise beeinflusst, die bei der Visualisierung besser berücksichtigt werden.

Nummer vier: Um das Projekt zu kontrollieren. - Wenn Projektleiter von "Lenkung" sprechen, meinen sie tatsächlich "Regulierung". Das steht im Bauplan. Wenn man keinen eigenen Weg hat, kann man ihn nicht "kontrollieren". Sie sehen das Projekt läuft, und das Projektmanagement ist auf Jubel begrenzt. Wenn Sie einen Entwurf haben, der nicht nach Ihrem besten Wissen und Glauben ausgearbeitet wurde, vergleichen Sie die aktuelle Situation mit einer Fantasie.

  • Wie Sie wissen, bedeutet Planen, daß Hoffnungen durch Irrtümer ersetzt werden. Von einem Projekt zu profitieren bedeutet nicht nur, die Irrtümer des Vorgängerprojekts bei der Umsetzung des Folgeprojekts zu verhindern, sondern auch die gewonnenen Erkenntnisse in die Planungen des Folgeprojekts einzubringen, um die Prognosegenauigkeit zu erhöhen.
  • Dies betrifft insbesondere Vorhaben mit einem hohen Grad an Innovation und entsprechenden hohen Gefahren. Die Planung ist nicht auf die Vorhersage der Wirklichkeit ausgerichtet, sondern zeigt einen Unsicherheitsbereich für Fristen, Preise und Qualitäten auf. Dies gibt den Entscheidungsträgern die Gelegenheit, zu Anfang, aber auch während der Durchführung zu überprüfen, ob das Projekt (noch oder überhaupt) ihren Vorstellungen gerecht wird und bei Bedarf beendet werden sollte.
  • Und nun mein absoluter Höhepunkt: Nr. 1: Ein Projekt "abzuschießen" (Achtung? Satire-Verdacht??? Falscher Alarm!). - Ein Projektleiter erhält einen Einsatz, der - wie seine langjährigen Erfahrungen zeigen - auf diese Weise nicht erfüllt werden kann. Anstatt sich nur an die Entscheidungsträger zu wenden, erarbeitet er einen ausführlichen Entwurf, der dies nachweist.

Der Aufwand, der in den letztendlich nicht realisierten Entwurf gesteckt wird, entschädigt für die Mühe, die Ihnen dadurch entstanden ist. Jetzt (gebündelt! Triumph!!): Der Bauplan ist nichts, die Bauplanung ist alles!

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