Planung eines Projektes

Projektierung

Nur Planung und Ausführung kenne ich! In der Projektplanung im Verein erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ihr Projekt im Verein erfolgreich umsetzen können und auf welche Details Sie achten müssen. Gute Planung ist die Grundlage für jedes erfolgreiche Projekt. Ist entschieden, dass das Projekt umgesetzt werden soll, kann mit der konkreten Planung begonnen werden. Die Aktivitäten sind die Grundelemente eines Projekts.

Oft übersehene Erfolgsfaktoren für ein Vorhaben

Das Selbstmanagement und die Leistungsfähigkeit sind nur dann zufrieden stellend, wenn Sie Ihre Vorhaben abschließen. Doch welche Erfolgsfaktoren machen ein gelungenes Vorhaben möglich? Projektdefinitionen, Projektplanungen, Projektdurchführung, Fertigstellung. Jede Phase hat ihre eigenen Bedürfnisse an den Projektmanager und das Team. Hinter diesem Vorhaben steht das Team mit Unterstützung der Organisation. Nur Planung und Ausführung kann ich!

Bei der Vorstellung meines Buches "Project Management & Coaching" im Jahr 1990 sagte er mir gleich mit Vehemenz: "Ich weiß nicht, wie ein Projekt definiert und abgeschlossen wird. Nur Planung und Ausführung kann ich! Bei großen Firmen gibt es oft eine eigene Fachabteilung, die sich nur mit den Angeboten auseinandersetzt.

Es ist dann auch so, dass die Festlegung dort "erledigt" ist und der Projektmanager das Vorhaben erst in der Planung erblickt. Zum anderen hat ein Betrieb nie eine ausreichende Zahl von Projektmanagern. Oft ist ein Projektmanager auch für mehrere Vorhaben verantwortlich, vor allem in kleinen Betrieben.

Der Projektmanager erhält dann das genau geplante Vorhaben, sobald er Zeit dafür hat. Dies ist auch der Hauptgrund, warum so viele Vorhaben die 4. Etappe, den Abschluß, nicht wissen. Die Lieferung erfolgt, die nötige, in der Regel ärgerliche Dokumentierung ist noch im Gange, und whoops - ist der Projektmanager im Nachfolgeprojekt.

In beiden Fällen finden jedoch wesentliche Abläufe für ein gelungenes Vorhaben statt. Das Fazit für die 4. Etappe lautet schnell: Das Lernen aus dem Vorhaben und die Evaluierung des Vorhabens übernimmt das Institut vom Projektteam und sich selbst. Im Rahmen dieser Überprüfung des Gesamtprojekts werden die gesammelten Ergebnisse und die gesammelten Erfahrungswerte überprüft und auf zukünftige Projekte übertragen.

Der Review erfolgt in der Regel im Zuge einer Gruppenbesprechung mit den wichtigen Projektmitgliedern. Weil der Projektmanager oft schon mit einem anderen, neuen Vorhaben befasst ist und das bisherige noch abschließen muss. Zur Automatisierung dieses Prozesses dient eine Projektabschlusscheckliste, in der die einzelnen Tätigkeiten am Ende eines Projektes vom Projektmanager gesteuert und angekreuzt oder zur weiteren Durchführung beauftragt werden können.

Doch da der Projektmanager auch "Fehler eingestehen" muss, geht dieser Prozess nur, wenn ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen den Beteiligten besteht. Entspricht das Vorhaben dem Zeitrahmen? In der ersten Projektphase ist es etwas komplizierter. Der Grund für das Vorhaben wird in der Projektbeschreibung erläutert. Daraus entsteht die Vision des Projektes, die dem Team letztlich zu einer motivierten und eigenverantwortlichen Projektarbeit verhilft.

In der Planung wird dann das Wie, der nachfolgende Prozessablauf geliefert. Bei unzureichender Definition des Projekts weiss das Projektteam nicht, wohin die Fahrt geht. Sie kann daher nicht oder nur ungenügend für den Erfolg des Projekts aufkommen. Ein wichtiger Stolperstein im Rahmen des Projekts ist es, wenn es keine oder nur eine unzulängliche Teilprojektdefinition gibt.

Mit der Definition des Projektes wird der Sinn des Projektes und das Ziel des Projektes genau hinterfragt. Zu diesem Zweck muss das Vorhaben von allen Beteiligten eingehend geprüft werden. Umso mehr offenere Fragestellungen in einem frühen Stadium geklärt werden können, umso besser kann das Vorhaben ablaufen. Es werden heute Konstruktionsteams gegründet, die mit der anschließenden Projektplanung und Projektentwicklung nichts zu tun haben, um die Verwaltbarkeit oder Funktionsfähigkeit eines neuen Produktes von allen Beteiligten zu ergründen.

In der Regel wird die Aufgabenstellung in 7 Stufen erörtert. Studium, Diskussion und Analyse, provisorische Definition des Projekts, Auflistung der Bedürfnisse und Wünschen, Festlegung eines Endziels, Entwicklung alternativer Strategien, Bewertung von Alternativlösungen, Auswahl eines Ansatzes. Dies kann auch nach der ersten Vorplanung noch geschehen. Der Projektdefinitionsprozess ist ein Vorgang, der sich immer mehr ausbreitet, je weiter man an ihm arbeitet.

Im Vorfeld der Planung müssen dann die konkreten Ziele des Projekts festgelegt werden. Die Bezeichnung S. M. A. R. T. Projektleitung kommt aus dem angelsächsischen Sprachraum und wird im Bereich des Projektmanagements als Maßstab für die klare Zieldefinition im Sinne einer Zielsetzung /Doran, G. T. verwendet; Es gibt einen S. M. A. R. T. Weg, die Ziele des Managements zu schreiben. Eine weitere wichtige Voraussetzung für ein gelungenes Vorhaben ist das Team.

Die Projektmitarbeiter führen das Vorhaben eigenverantwortlich durch. Zusätzlich zu den Überwachungs- und Steuerungsmaßnahmen ist eine gute Zusammenarbeit für ein gelungenes Vorhaben vonnöten. Teammeetings und -gespräche verlangen vom Projektmanager eine hohe Kommunikationskompetenz. Projektdefinitionen und Projektabschlüsse werden oft vernachlässigt. Beide Etappen haben jedoch ein großes Potenzial für ein gelungenes Unterfangen. Das Warum, also die Vision des Projekts, wird in der Definition des Projekts verdeutlicht.

Dieses Leitbild treibt das Team an und lässt es eigenverantwortlich vorgehen. Das Erlernte wird in der Endphase für künftige Vorhaben festgehalten. Mehr dazu in meinem Lehrbuch "Project Management & Business Coaching - Grundlagen des agilen Project Managements mit Methoden des Systemischen Coachings".

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