Papierlose Buchhaltung

Beleglose Buchhaltung

Dies wird durch eine papierlose Buchhaltung erreicht. Der Vorteil der papierlosen Buchhaltung liegt auf der Hand:. Die papierlose Buchhaltung. Wie funktioniert das? und.

Funktioniert das überhaupt? Dokumentenmanagement und Buchhaltung in einem. Nur Vorteile für Sie: einfach Papierrechnungen einscannen - Verifikation und Visaverfahren erfolgen digital.

Die papierlose Büroarbeit ist nur eine Zeitfrage, bedarf aber eines Umdenkens.

Der Vorteil der papierlosen elektronischen Bearbeitung von Belegen und Abrechnungen überzeugt: große Kosteneinsparungen für Unternehmen (weniger Arbeitsaufwand, weniger Büromaterialien, weniger Porto) und für die Steuerberatung (weniger Sortierung, Stempelung und Eingabe) und viel gespartes Umweltpapier. Bisher will jedoch niemand als Erster den Wechsel vornehmen.

Sowohl Firmen als auch Steuerberater bevorzugen keine papierlosen Lösungsansätze. Es geht also nicht darum, ob es eine Veränderung gibt, sondern nur darum, wer der Erste ist und auch den Streit gegen das teils herrschende Missverständnis der anderen etwas antritt. Nach wie vor gilt: Wir machen seit 20 Jahren und werden dies auch weiterhin tun.

Sicher ist jedoch, dass alle rechtlichen und fachlichen Hindernisse bereits überwunden sind und für die es spannende Auswege gibt. Das neue GoBD-Regelwerk verlangt zwar auch eine papierlose Ablage, wird aber oft vernachlässigt und bietet vermutlich erst bei einer anschließenden Betriebsprüfung großes Einsparpotenzial. Alle Arbeitsabläufe der Buchhaltung werden in papierlosem Büro in reiner digitaler Form abgebildet und abspeichert.

Stichworte dafür sind ERP, Digitalschnittstellen und Webservices, Textsuche über OCR-Systeme und elektronisches Ablegen von Dokumenten. Obwohl es viele Gründe für die Einführung der digitalen Buchhaltung gibt, mag nicht jeder Entrepreneur die Umsetzung und Erneuerung der bestehenden Abrechnungsprozesse. Nach wie vor ziehen es viele Bosse vor, ein Blatt Zettel in der Hand zu haben.

Wir wissen auch nicht, welche neuen Schwierigkeiten wir in solche Problemlösungen einbringen sollen. Den Weg in eine reine Digitalisierung der Verwaltungs- und Rechnungslegungsprozesse hat der Gesetzgeber bereits vorgezeichnet und verlangt: Das Mehrwertsteuergesetz (UStG) und die GoBD legen zum Beispiel fest, welche Verpflichtungen für Firmen bestehen, die auf die papierlose Rechnungsstellung umsteigen.

Wichtigste Argumente für den Einsatz von digitalisierten Verwaltungsprozessen sind Zeit-, Personen- und Kosteneinsparungen. Der Aufwand für die manuelle Archivierung ist geringer, da dies gegenüber der elektronischen Archivierung kaum Zeitvorteile hat. Der Kostenvorteil entsteht durch die digitale Erreichbarkeit. Dabei geht es nicht nur um die Einsparung von Material wie z. B. Papiere, Mappen, Toner, Druckern sowie Lager- und Ordnerräumen.

In Einzelfällen können auch Arbeitsplätze gestrichen werden und die betroffenen Arbeitnehmer müssen sich um ihre Arbeitsplätze kümmern. Damit kann der Vorgesetzte auch während einer Geschäftsreise oder eines Urlaubs seine Buchhaltung nachvollziehen. Aber nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern auch außerhalb von Dienstleistungsunternehmen sind diese optimalen Abläufe beim elektronischen Dokumentenaustausch mit dem Finanzamt / Rechnungswesen / der Hausverwaltung spürbar.

Aber auch die Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Abnehmern und Zulieferern kann papierlos auf den neuesten Stand gebracht werden. Je nach Anlage und Unternehmensgröße kann die Umrüstung mit erheblichem Mehraufwand einhergehen. Dementsprechend müssen die Beschäftigten in das neue Digitalsystem einsteigen. Es ist ganz selbstverständlich, dass gerade die älteren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bestimmte Befürchtungen und gar Ablehnungen gegenüber dem Digitalsystem haben.

Bei den meisten Anbietern erhalten Sie von Anfang an einen fachkundigen Kontakt. Eine weitere Gefahr für Firmen sind die gesetzlichen Sicherheitsbestimmungen für die Verarbeitung von Daten. Durch die Verpflichtung, Buchhaltungsbelege mehr als 10 Jahre lang zu lagern (GoBD) und bei Bedarf schnell zugänglich zu machen, müssen oft neue Hard- und Software-Lösungen erstellt werden.

Wer es sich als Entrepreneur leicht machen will, hält sich an das gute alte Blatt und die Mappe im Möbel. Es stellt sich nur die Frage, ob Sie nicht von Ihrer eigenen Zeitung überwältigt werden. Wenn Sie eine Konvertierung in Erwägung ziehen, sollten Sie überprüfen, ob die Ablage und das Sichern papierloser Dokumente vor Ort bzw. in einer Online-Cloud erfolgen soll.

Ein Onlinebuchungssystem, am besten über den Web-Browser, ist rasch aufgebaut und kann von jedem Endgerät aus betrieben werden. Zu Ihrer eigenen gefühlten Absicherung kann es gut sein, dass Sie alle Ihre Abrechnungsdaten wieder vollständig vor Ort downloaden können. Möglicherweise ist der grösste Nutzen, dass Sie nur einen gewöhnlichen Web-Browser benötigen, das Programm hat eine Berechtigungsverwaltung für Anwender und Clients und funktioniert auch auf einem Chip oder ipad/tablet PC.

Weil diese Cloud-Lösungen zusammen mehr Nutzen als Nachteil haben, sollten Sie bedenken, für welche Art der beleglosen Abrechnung Sie sich entschieden haben. Ob ein Wechsel in eine virtuelle Umgebung wirklich den angestrebten Wertzuwachs bringt, sollten Firmen einzeln abwägen. Abhängig vom jeweiligen Betriebssystem werden Sie mit beträchtlichen Hardwarekosten und einem hohem Schulungs-, Umstellungs- und Kontrollaufwand belastet.

Einfachste Anlagen werden nur für die Erfassung von Belegen verwendet, die besonders für Existenzgründer geeignet sind, die sich nicht mit ihrer Buchhaltung zurechtfinden. Allerdings muss die grösste Veränderung im Köpfchen stattfinden: Nach dem Einscannen können gedruckte Rechnung wie digitale Rechnung verarbeitet werden. Allerdings ist die GoBD aktuell gültig: Was auf elektronischem Wege im Betrieb eintrifft, muss bis zum Schluss auch auf elektronischem Wege verarbeitet werden!

Das, was in gedruckter Fassung eintrifft, kann eingescannt werden, muss dann aber auch in elektronischem Format weiterverarbeitet werden. Bei den meisten Firmen ist der Steuerexperte wahrscheinlich derjenige, der die Arbeitsmethode festlegt. Ungeachtet des allgemeinen Fortschrittes ist bisher keine umfassende elektronische Bearbeitung von Buchhaltungsbelegen entstanden, obwohl es dafür sowohl technisch ausgereifte als auch einen schlüsselfertigen neuen Abrechnungsstandard namens Zürcher Zeitung (ZUGFeRD) gibt.

Noch sind die meisten Steuerexperten auf Quittungen und Abrechnungen angewiesen und verschlafen ein bißchen. Manche sind mit dem Empfang von Dokumenten per E-Mail oder Ausdrucken überlastet. Wenige Menschen sind über die digitalen Abrechnungen und einen weiteren Datenbestand glücklich, der alle wichtigen Daten für die weitere Abrechnung enthält.

Manche Firmen versenden ihre Unterlagen per E-Mail und teilen sich firmeninterne Daten mit dem steuerlichen Berater per e-Mail. Dabei gehen nicht nur Firmen, sondern auch die jeweiligen Wirtschaftsprüfer und Steuerexperten sehr unvorsichtig mit Firmendaten um. Eine gute Online-Buchhaltung kommuniziert über gesicherte Anbindungen, aber nur wenige haben eine Verbindung oder gar ein Ticket-System zwischen allen involvierten Parteien bereitstellt.

Am kompliziertesten und wichtigsten auf dem Weg zum beleglosen Amt ist die Akzeptanz digitaler Dokumente und die Einarbeitung in die unterschiedlichen Aufnahmesysteme. Ob mit Excel-Tabellen, To-Do-Listen oder Projektmanagement-Software, kaum eine Aufgabenstellung wird mit Hilfe von Papieren besser gelöst als mit Hilfe von elektronischen Hilfsmitteln und webbasierten Software.

Das, was in unserem täglichen Geschäft zur Normalität geworden ist, setzen wir gerade erst in der Buchhaltung um. Noch vor kurzem dachte man, dass Digitalkameras nie Analogkameras in Bezug auf Leistung und Akkulaufzeit ablösen würden. Wer sich daran hält und heute noch Analogkameras verkauft, hat es in der Regel schwerer als die Unternehmen, die mit der Strömung schwimmen oder gar ein bisschen voraus schwimmen wollen.

Mehr zum Thema