Kreditorenbuchhaltung Definition

Definition der Kreditorenbuchhaltung

Die Definition des Lieferanten "ohne Mehrwertsteuer", so dass bei der Rechnungserfassung keine Mehrwertsteuer vorgeschlagen wird. Sie können bei der Installation der Buchhaltung festlegen, ob der Benutzer seine Belege anzeigen möchte. Lieferanten werden in der Kreditorenbuchhaltung geführt (Anlegen von Kreditorenstammdaten, Überwachung der Zahlung oder vorbereitende Buchhaltung, was ist das eigentlich? Die Einstellung wird in der Registerkarte "Erweitert" vorgenommen. Für jeden Lieferanten können mehrere Währungen definiert werden.

Differenzen zwischen Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung im Überblick

Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sind zwei Gebiete der Buchhaltung. Vor allem mittlere und große Firmen machen diese Differenzierung, um einen verbesserten Einblick in ihre finanziellen Ergebnisse und Pflichten zu erhalten. Die Hauptunterschiede zwischen Verbindlichkeiten und Forderungen bestehen darin, dass ein Verkäufer als Zahlungsempfänger (Lieferant von Waren oder Dienstleistungen) fungiert, während ein Zahlungspflichtiger der Zahlungspflichtige ist (in der Regel derjenige, der Waren oder Dienste kauft, für die er wirtschaftlich verantwortlich ist).

Er beantragt oder bestellt Waren oder Dienstleistungen bei einem Unternehmer und ist dafür verantwortlich, die gelieferten Waren oder Dienstleistungen zu einem anderen Zeitpunkt zu bezahlen. Das Debitorenmanagement zum Beispiel beschäftigt sich mehr mit dem Forderungsmanagement, während sich die Kreditorenbuchhaltung auf die Verschuldung eines Betriebes konzentriert.

Wie ist die Kreditorenbuchhaltung? Die Kreditorenbuchhaltung ist ein Teilgebiet des Finanzwesens. Der Ausdruck "Gläubiger" leitet sich vom lateinischen Wort "credere" (glauben, anvertrauen) ab. Die Verkäuferin ist ein Kreditgeber, der dem Betrieb ein Darlehen in Gestalt von Waren oder Leistungen gewährt. Bei der Kreditorenbuchhaltung werden alle Eingangsrechnungen, der Zahlungsverkehr und die offenen Positionen zwischen den Lieferanten und dem eigenen Betrieb erfaßt und eindeutig aufgeführt.

In der Kreditorenbuchhaltung geht es vor allem um das Kontokorrentverhältnis zwischen Kreditgebern und Debitoren, die in einer Geschäftsbeziehung miteinander verbunden sind - also um die Bereitstellung oder Bezahlung der von beiden Seiten gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen. Kernaufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist es, alle Vorgänge im Zusammenhang mit den so genannten eingehenden Rechnungen eines Betriebes zu erfassen. Dazu gehört z.B. die Bilanzierung und Abrechnung aller Zahlungsverpflichtungen (Verbindlichkeiten), die sich aus der Verarbeitung der bezogenen Waren und Dienstleistungen zwischen dem Konzern und den Verkäufern (z.B. Lieferanten) ergeben.

Dazu gehört z.B. der Abgleich der fakturierten Produktmenge und des dafür festgelegten Preises mit den Informationen in der Rechnung. Wenn alles in Ordnung ist, wird eine Freigabebestätigung ausgestellt, die für die Verbuchung und Bezahlung der Lieferantenrechnung erforderlich ist. Im Falle von Lieferungen von Waren wird nicht nur die Stückzahl, sondern auch der fehlerfreie Zustand der Waren vom Empfänger durch eine Eingangsbestätigung mit Lieferbeleg geprüft und bestätigt.

In vielen Betrieben werden heute so genannte ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning; ein Informatiksystem zur effektiven Steuerung der innerbetrieblichen Prozesse) eingesetzt. Eingehende Kreditorenrechnungen werden über eine Lieferantennummer im Rahmen des Systems erfaßt. Alle Lieferantenrechnungen haben eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Die Kreditorenbuchhaltung leistet durch die sorgfältige Prüfung von Rechnung und Lieferung einen wesentlichen Beitrag zur innerbetrieblichen Optimierung der Prozesse.

Auch die Kreditorenbuchhaltung dient dazu, die Finanzlage im Betrieb zu verfolgen und das Zahlungsmoral der Debitoren zu erfassen und zu bewerten. Bei Unsicherheiten in der Zahlungsabwicklung kann das Untenehmen rasch handeln, Lieferungen oder Leistungen stoppen und Gegenmaßnahmen einleiten. Das Debitorenmanagement ist per Definition ebenfalls ein Bereich des Finanzwesens.

Es ist das Pendant zu den Verbindlichkeiten. Die Bezeichnung "Schuldner" stammt vom südlichen Ausdruck "debere" (Schuld) ab. Kunde ist ein Zahlungspflichtiger, der offene Forderungen mit dem Lieferanten zu bezahlen hat. Dies sind in der Regel diejenigen Personen, die eine Leistung eines Unternehmens in Anspruch genommen oder Waren gekauft haben.

Eine nachträgliche Bezahlung der erbrachten Leistungen oder der gelieferten Waren erfolgt nur, wenn im Vertrag nichts anderes vereinbart ist. Debitorenmanagement beinhaltet alle Massnahmen, die ein Betrieb im Fall von Kundenrückständen ergreifen kann. Das können z.B. Mahnschreiben sein, die bei Nichteinhaltung der Zahlungstermine an den Auftraggeber geschickt werden.

Im Rahmen des Informationsmanagements sind zwei Informationsarten besonders wichtig: Für ein Unter- nehmen sind Angaben über ausstehende Rechnungen und die damit verbundenen Zahlungsströme von Bedeutung, um die eigene Unternehmensliquidität im Blick zu haben und zu bewerten und die längerfristigen Investments besser planbar zu machen. Anhand der Kundeninformationen kann das Untenehmen das Zahlungsverhalten und das Zahlungsverhalten des Bestellers besser einordnen.

Regelmäßige Überprüfungen zeigen rasch, ob ein Kunde seine Zahlungsverpflichtungen erfüllt, finanziell angeschlagen ist oder vor der Zahlungsunfähigkeit steht. Dann kann das Untenehmen rasch handeln und die Lieferung von Waren oder Leistungen aufhalten. Das Debitorenmanagement erfasst alle aktuellen Geschäftsvorgänge, die den Kreditor (den Debitor) beeinflussen. Für jeden Neukunden kann die Bonität des Auftraggebers während der Laufzeit im Unternehmensinteresse überprüft bzw. erneut überprüft werden.

Das kann durch geeignete Unterlagen erfolgen, die den Standort (Adresse) des Auftraggebers belegen. Weitere einschlägige Angaben des Auftraggebers wie Gewerbeschein, Auszug aus dem Handelsregister, Umsatzsteuer oder Kennnummer können nach freiem Belieben abgefragt werden. Sie sollten in jedem Falle mit Ihren Debitoren ein Darlehenslimit festlegen, um zu vermeiden, dass zu viele offen erfaßte Positionen erzeugt werden.

Ein kleines Beispiel illustriert am besten den üblichen Buchungssatz in der Debitorenbuchhaltung: Ein Betrieb veräußert Waren im Warenwert von 1000? (zzgl. 19% Umsatzsteuer) an einen Debitor mit Ziel. Der Warenverkauf gibt dem Betrieb Einnahmen, die als Einkommen betrachtet werden. Um einen Buchungssatz anzulegen, ist es von Bedeutung zu wissen, welche Konti vom Geschäftsvorgang und welche nicht.

In der Finanzbuchhaltung werden alle vom Lieferanten an den Kunden ausgestellten Fakturen auf dem zugehörigen Debitorkonto ausgewiesen.

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