Kostenplan Projektmanagement

Projektleitung Kostenplan

Diese Aufgabe wird als Projekt durchgeführt: Gesamtes Künstlerhonorar inkl. Nebenkosten. Der Finanzierungsplan kann je nach Projekt variieren. In welchen Entscheidungspunkten ist das Projekt (die Teilprojekte) enthalten? ein bestimmtes Budget, der Kostenplan bildet die Entscheidungshilfe, um dieses einzubeziehen.

Wie sieht die Planung der Kosten im Projektmanagement aus?

Das Projektmanagement-Tool zur Schätzung der zukünftigen Projektkosten oder des erforderlichen Aufwandes für das jeweilige Vorhaben oder einzelne Teilaufgaben. Selbst wenn diese Schätzung mangels einer detaillierten Beschreibung der Leistung schwer ist, muss eine Grobkostenschätzung durchgeführt werden. Dies ist ein wichtiges Indiz dafür, ob ein Vorhaben überhaupt möglich ist.

Diese anfängliche Kostenbetrachtung muss in den folgenden Abschnitten durch eine ausführliche Kostenberechnung abgelöst werden; eine Veränderung des Leistungsumfangs tritt ein, wenn die geplanten Kosten für eine bestimmte Aufgabenstellung nicht mehr ausreichend sind. Möchten Sie regelmässig über das Projektmanagement informiert werden?

Die 5 Tips für einen besseren Kostenplan

Eine der Grundparameter von der ersten Planungsphase bis zur Realisierung eines Projektes sind die Kosten. Wodurch wird ein solider Kostenplan erstellt? Welches sind die Bausteine für ein gelungenes Aufwandmanagement? Das Projektkostenmanagement setzt sich aus unterschiedlichen Fachdisziplinen zusammen, die je nach Phase des Projektes eingesetzt werden:

Planung/Kostenschätzung, Budgetplanung und Kostenkontrolle. Das Projekt beginnt mit der Planung der Ausgaben, d.h. der Vorbereitung eines Aufwandsplans. Zuerst müssen die (erwarteten) Projektierungskosten errechnet werden. Diese erfolgt über die Kalkulation von Projekten. Es handelt sich im Kern um mehr oder weniger detaillierte Kostenpläne. Auch der Kostenplan selbst ist nur ungenau definiert: Ein Kostenplan legt in der Regel fest, welche Aufwendungen für die Umsetzung der Einzelarbeitspakete zu erwarten sind und muss daher für den Abschluss des Gesamtprojektes errechnet werden.

Dabei wird auch der Terminus Kostenträgerplan (oder Kostenträgerzeile) benutzt. Der Kostenvoranschlag wurde bereits verabschiedet und die Ausgaben für das Chancenund Risikomanagement wurden ebenfalls mitberücksichtigt. Der Kostenplan sollte immer Teil des Projekthandbuches sein. Der Projektleiter sorgt mit seiner Unterstützung dafür, dass die Kalkulation des Projektes, d.h. das Planen, Schätzen, Budgetieren und Kontrollieren innerhalb des festgelegten Kostenrahmens funktioniert.

Zur Präsentation der Aufwandsplanung sind unterschiedliche Darstellungsformen vorstellbar. Oft wird eine graphische Repräsentation oder eine Repräsentation als Balkendiagramm ausgewählt. Basis für den Kostenplan ist immer der PSP. Für die Einzelarbeitspakete müssen die entsprechenden Preise berechnet werden. Das Gesamt-Budget errechnet sich aus der Gesamtsumme aller Ausgaben für die Workpakete (Bottom-up-Ansatz).

Steht Ihnen ein fixes Budgets zur Auswahl und sind nicht alle Workpackages definiert, verteilen Sie Ihr Budgets top-down auf die Teilleistungen. Gibt es eine konkrete Kalkulation für die verschiedenen Teilprojekte? Hierfür gibt es mehrere Optionen. Haben Sie bereits vergleichbare Vorhaben ausgeführt, können Sie die bisherigen Planungswerte für Ihr neu angelegtes Vorhaben mitkopieren.

Allerdings sollten die Randbedingungen denen des Vorgängerprojekts weitestgehend entsprechen. Da jedes einzelne Vorhaben anders ist und nicht zu letzt die Preisschwankungen auftreten, führt diese Vorgehensweise nur in seltenen Fällen zu zufriedenstellenden Ergebnissen und wird allenfalls für stabile Ausgaben wie Miete oder Versicherung empfohlen. Wenn genügend historische Werte vorhanden sind, können diese zur Bildung von Tendenzen verwendet werden.

Die Pläne sind präziser als das Kopieren von alten oder veralteten Werten. Kostenplanungen sind verhältnismäßig rasch und kosteneffizient. Es gibt viele unterschiedliche Preise, die von anderen Plänen abhängen. Die Kostenberechnung ist umso präziser, je präziser die Einzelparameter sind. So variieren zum Beispiel die Mietpreise je nach Platzbedarf.

Um so mehr Informationen, die als Basis für die Erstellung einer mathematischen Berechnungsformel verwendet werden können, umso präziser ist das Resultat. Im Rahmen eines Projektes können unterschiedliche Verfahren zur Kostenberechnung miteinander verbunden werden. Abhängig davon, welche individuellen Kostentypen zu berechnen sind, können Trend-, Gutachten und rechnerische Kalkulationen verwendet werden. Das Verfahren zur Erstellung eines Kostenplanes ist nicht umständlich.

Es ist jedoch mehr als die einzige Möglichkeit, dass die Kosten eines Projekts letztlich erheblich von der Originalplanung abwichen. Immer wieder können drei Systemfehler als Ursachen für Fehleinschätzungen im Rahmen des Projekts identifiziert werden. - Angst vor der Budgetierung: Das andere Extreme sind Projektleiter, die aus Angst vor zu engen Kalkulationen mit grosszügigen Pufferlösungen umgehen und so die Kosten für das Vorhaben unnötigerweise erhöhen.

Die Aussagekraft des Ergebnisses ist umso höher, je mehr Fachwissen in die Berechnung einfliesst. Kosten- und Ressourcenplanungen für Vorhaben sollten immer mit einer geeigneten Simulationssoftware durchgeführt werden. Bei kleinen Vorhaben wird oft ein Kostenplan mit Excel angelegt. Dies ist für Privatprojekte völlig unbedenklich. Wenn Sie jedoch ein berufliches Vorhaben leiten, stehen Ihnen andere, besser geeignete IT-Lösungen zur Verfügung.

Projektkalkulationstools sind in den meisten Projektmanagementapplikationen inbegriffen. Das ist sinnvoll, da die Kalkulation auf dem PSP aufbaut. Durch die integrierte Funktionalität können Sie die Kosten von Projekten wesentlich bequemer planen und steuern. So können z.B. unterschiedliche Projektszenarios simuliert und die Budgetauswirkungen gelesen oder Risikobudgets geplant werden.

Einen soliden Kostenplan für ein Vorhaben zu entwerfen ist keine Hexerei. Durch eine methodische Vorgehensweise und die entsprechenden Werkzeuge kann auch bei komplexeren Vorhaben eine realitätsnahe Projektierung durchgeführt werden. Im gesamten Vorhaben ist die Gesamtkostenplanung jedoch nur der erste Arbeitsschritt im Plan. Für den wirtschaftlichen Projekterfolg ist auch das Kosten-Controlling wichtig.

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