Ablagesystem Buchhaltung

Buchhaltungssystem

Zu Beginn meiner Tätigkeit in der Firma fand ich eine absolut chaotische Buchhaltung und Ablage. Der Kontoauszug ist für den Steuerberater das zentrale Thema der Buchhaltung. Dieser Ordner oder Speicherplatz wird zum Speichern der bereitgestellten Dateien verwendet. Prüfliste zur korrekten Belegablage in der Buchhaltung. Zur Vereinfachung der Buchhaltung empfehlen wir, mit Scheckkopien zu arbeiten.

Die Buchhaltungsmappe - so funktioniert es!

Rechnungswesen - ein roter Faden für viele Selbstständige! Zunächst ein paar Anmerkungen zur Buchhaltung im Allgemeinen: Jedes Mal, wenn im Geschäftsumfeld Gelder transferiert werden, ist eine Quittung vonnöten. Ich möchte Ihnen gerne aufzeigen, wie Sie alle Notizen mit meinem Angebot für eine vernünftige Buchhaltungsmappe organisieren und ablegen können.

Meine Buchhaltungsmappe ist wie folgend organisiert: Oben in meiner Buchhaltungsmappe befindet sich ein Gratulationsfax meiner Erziehungsberechtigten, meine Registrierung beim Steueramt, meine Umsatzsteuer-ID-Registrierung und meine Elster-Registrierung. Die Dokumente werden jedes Jahr in der neuen Buchhaltungsmappe abgelegt und ich bin froh, wenn ich die Gratulationen meiner Familie erhalte. Bis zum Monatsende hole ich alle steuerlich oder rechtlich relevanten Geschäftsunterlagen ein.

Es sind nicht so viele Notizen bei mir, also kann ich sie so leicht wiedergeben. Natürlich, je grösser ein Betrieb ist, um so mehr Prospekte benötigen Sie für die entsprechenden Bereiche, aber für mich als Alleininhaber ist es vollkommen ausreichend, wenn ich alles in einem Prospekt aufnehme. Nur immer das aktuelle Original, im Bedarfsfall muss ich auch mal ein wenig scrollen.

Sämtliche Unterlagen, die im Folgejahr noch wichtig sind, werden zu Beginn des Jahres im neuen Folder unter "Allgemein" abgelegt. Dies betrifft sowohl Ausgangs- als auch Ausgangsrechnungen, d. h. es gibt zwei Unterkategorien in diesem Abschnitt (offene Ausgangsrechnungen und geöffnete Ausgangsrechnungen, die auch noch nicht belastete Kartenbelege enthalten usw.).

Gibt es nach dem Monatsende noch Notizen in diesem Gebiet, dann muss man lediglich prüfen, ob man jemanden daran erinnert oder bezahlt oder ob die Notizen noch ein wenig liegen bleiben dürfen. Diese Fläche ist in mehrere Kalendermonate unterteilt, d.h. ein Verzeichnis von 1 - 11 Die Kontenauszüge und die dazugehörigen Dokumente befinden sich hinter jedem Vormonat.

Im Laufe des Monates sammele ich alle Quittungen in einem Ordner, damit ich sie am Ende des Monates sortieren kann. Dabei achte ich darauf, dass nur fertige Dokumente in diesen kleinen Ordner gelangen. Die Zahlung der Rechnungen mache ich pünktlich nach Erhalt der Rechnungen, stelle sie ggf. aus, stelle sie in einen kleinen Ordner und fertig.

An nichts mehr denke ich, versäume keinen Gesprächstermin und habe die Notiz vom Schreibtisch. Ich behandele die Lastschrift genauso: Ich schreibe die Rechnungen aus und gebe sie in mein Abrechnungsprogramm ein und bin mir so sicher, dass ich nicht vergessen werde, dass mir nicht alles auf meinem Account zusteht.

Dann: ab in die Federmappe und bereit. Schreibe & Druck (sie sind bereits erfasst) und ab in die Federmappe. Zu Beginn des folgenden Monats brauche ich dann etwa zwei Arbeitsstunden, um die Buchhaltungsdatei zu füllen und alle Quittungen ordnungsgemäß abzulegen. Zu diesem Zweck downloade ich Bankauszüge von allen Kreditinstituten oder downloade sie im Internet, downloade den PayPal-Auszug und bedrucke das Bargeldkonto.

Danach fange ich mit den Kontoauszügen an und lege die entsprechenden Dokumente hinter jeder einzelnen Webseite ab. Im Bereich "Offene Posten" sind die Dokumente entweder im Ordner oder noch aus dem vorigen Monat. Oh ja, ich schreibe Quittungen auf thermisches Papier, weil sie rasch unlesbar werden!

Zum Schluss archiviere ich alle Quittungen aus dem Fall, die noch auf die Bezahlung warten, unter " offener Punkt " und - whoosh - Monatsabschluss fertig! Ende des Jahres fülle ich die fertige Buchhaltungsmappe inklusive der Einkommensteuererklärung aus (ich stelle diese Unterlagen oben drauf) und das ganze Zeug ist bereit, ins Lager und aus den Beinen zu gehen.

Diese Buchhaltungsmappe ist natürlich nicht für jeden geeignet, aber die Basisstruktur ist für jeden geeignet, der eine Überschussrechnung erstellen muss. Für Firmen, die eine TARGET-Buchhaltung durchführen, muss die Buchhaltungsmappe natürlich etwas anders aufgebaut sein, aber mehr dazu an anderer Stelle. Die Buchhaltungsmappe muss auch anders aufgebaut sein.

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