Zeitstrahl Projektplanung: Zeitliche Projektplanung

Ein kostenloses Update zur PowerPoint-Projektplanung für den aktuellen Tag, das die vergangene Zeit auf der Zeitleiste anzeigt. Das ist eine Zeitleiste mit Beispielen für mögliche Arbeitsschritte. Die Zeitleiste ist nicht neu und findet sich oft in der Projektierung wieder. Terminplanung oder Zeitleiste für einen Migrationsprozess im Vertragsmanagement. Das ist unsere Projektplanung als Zeitleiste.

Projekt Plan & Zeitplan

Ganttdiagramme und Zeitleisten: Zeitleistensammlung für die Projektplanung. Ein Balkenplan mit mehreren parallel laufenden zeitlichen Achsen kann unverzichtbar sein. Sie gibt auf einen Blick Aufschluss darüber, in welcher Projektphase sich das Projektteam gerade aufhält und wann die wichtigen Stationen oder die Endauslieferung erfolgen. Ganttdiagramme und Zeitleisten sind wirksame Instrumente zur Teamkoordinierung.

In unserem Vorlagenpaket finden Sie eine Reihe von verschieden gestalteten Gantt-Diagrammen. Die Dauer des Films reicht von mehreren Kalenderwochen über ein Jahr bis zu mehreren Jahren, je nach Film. Mit Hilfe von speziellen Dias können auch diverse parallele Arbeiten angezeigt werden. Das TImeline ist großartig, zeitgemäß, frischer und professioneller. Es werden keine Excel-Funktionen gespeichert, aber die Diagramme können dank der Anleitung perfekt bearbeitet werden – also nicht unbedingt notwendig.

Torsten M.schreibt: Ich habe noch nie eine so große Anzahl verschiedener Zeitleisten erlebt. Ici, hier haben wir alle Grafiken gefunden, die wir für unsere Präsentationsprojekte benötigen! In der Realität sieht die Zeitleiste noch besser aus und kann leicht angepasst werden.

Excel-Timeline mit einer Schablone erzeugen

In einem ersten Planungsschritt wird eine Zeitleiste (auch Zeitleiste genannt) erstellt. Egal ob Sie Dozent, Veranstaltungsplaner oder Projektleiter sind, eine Zeitleiste ist eine einprägsame und anschauliche Möglichkeit, Ihre Stadtplanung vorzustellen. Man kann eine Zeitleiste in Excel anlegen, aber es kann viel Zeit in Anspruch nehmen und die Darstellung ist oft zeitraubend.

Für viele Menschen ist es daher leichter, eine Schablone für eine Zeitleiste zu benutzen, die an ihre eigenen Anforderungen angepaßt werden kann. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihre Daten einzugeben und Ihre Farbe einzustellen und Ihre Zeitleiste wird angelegt. Wollen Sie Ihre Zeitleiste einrichten? An dieser Stelle wird gezeigt, wie Sie mit Hilfe einer Schablone eine Zeitleiste in Excel einrichten.

Ein Zeitplan ist bei dieser Projektart unerlässlich, da viele Menschen involviert sind und viele Sachen in ständiger Bewegung sind. Der Eventplaner erstellt zunächst eine Auflistung aller Teilaufgaben. Alle diese Daten können entweder in einer zeitlichen Achse in Excel oder – und das ist die sinnvollere Variante – in einem Gantt-Diagramm dargestellt werden.

Die einfachste Möglichkeit ist die Verwendung einer Schablone für eine zeitliche Achse in Excel. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie nicht sehr erfahren in der Zeitplanung sind. Mit einem Template müssen Sie lediglich die Daten Ihrer Vorhaben in eine tabellarische Darstellung eingeben und die Uhrzeit wird Ihnen angezeigt.

Zuerst listet alles auf, was auf der Timeline angezeigt werden soll. In einem Balkenplan können Sie sich nur die bereits vorhandenen Milestones anzeigen lassen. Für diesen Anwendungsfall empfiehlt es sich, eine Excel-Vorlage für den Zeitachsenbereich zu nutzen, in der Sie nur die Daten für den Meilenstein eintragen. Sie wollen die einzelnen Bereiche eines Projektes auf einer Zeitleiste anzeigen.

Am besten ist es, eine Excel-Schablone für die Projektzeitachse zu benutzen. Ein solches Template beinhaltet weitere Eingabefelder, die Sie an Ihre Anforderungen anpassen können und in denen Sie weitere Angaben zur Zeitleiste anzeigen können, z.B. wie lange es für die Ausführung einer speziellen Maßnahme ist. In Excel stehen Ihnen verschiedene Zeitleistenvorlagen zur Verfügung, die Ihnen einen umfassenden Überblick über die Planung Ihrer Konferenzen gibt.

In Excel sind die zeitlichen Achsen nicht mit einem Gantt-Diagramm verknüpft. Für eine Schablone erfassen Sie Ihre eigenen Daten in vordefinierten Feldern. Wenn Sie eine Microsoft-Template für eine Excel-Timeline suchen, müssen Sie Microsoft Excel aufrufen und „Timeline“ in das Eingabefeld eingeben (Hinweis: Diese Template wurde mit Excel für Windows 8 ausgewählt).

Mit einem Doppelklick auf die Schablone Projekt-Timeline können Sie diese aufklappen. Im Template erscheint ein vorgefertigtes Excel-Blatt, in dem die Eingabefelder bereits gefüllt sind. Oben in der Schablone befindet sich eine Uhrzeit. In einem vorformatierten Schaubild können Sie Ihre eigenen Daten für die Planung von Konferenzen und Termine eintragen.

Ein Vorteil von Excel-Vorlagen für Projekt-Timelines ist, dass die Formatierungen bereits vordefiniert sind. Klicke auf das Projekt-Timeline (1C) Fenster oben auf dem Arbeitsblatt und gib den Tagungsnamen ein. Blättern Sie nach oben und tragen Sie ein Anfangsdatum ein.

Tragen Sie das Startdatum Ihrer Tagung ein. Standardmäßig wird Ihnen das erste Mal das Datum angezeigt, an dem Sie die Schablone verwenden. Durch Anklicken der entsprechenden Zeile, Löschung der Rezeptur und Eingabe eines eigenen Datums können Sie dieses Überschreiben vornehmen. Tragen Sie die erste zu erledigende wesentliche Maßnahme ein.

Drücken Sie die Tabulator-Taste, um in das Startfeld zu springen und das gewünschte Suchdatum einzugeben. Wenn Sie alle Milestones für die Tagung im Schaubild eingegeben haben, können Sie das Erscheinungsbild der Zeitleiste einfach verändern. Sie können z.B. die Torbelegungen auf der zeitlichen Achse farbig darstellen.

Wenn der Konferenzplan mehr als einen Monat dauert (und vermutlich auch ist), können Sie weitere Informationen auf der Timeline anzeigen, indem Sie auf die Pfeiltasten in der blauen Leiste neben dem Eingabefeld Startdatum tippen. Auf diese Weise können Sie auf der Excel-Zeitachse hin- und hergehen. Wenn Sie das Erscheinungsbild des Zeitachsendiagramms verändern möchten, wählen Sie das gewünschte Bild und dann das Kästchen mit dem Pinselsymbol.

Daraufhin erscheint ein Dialogfenster, in dem unterschiedliche Layoutformate für die Timeline dargestellt werden. Bewegt man die Mouse über die einzelnen Formatierungen, erscheint diese auf der Zeitleiste. Klicke auf das gewünschte Dateiformat. Die Zeitleiste wird dann mit diesem Schema angepasst. Klicke auf das Bild. Wählen Sie das Symbol Farbpinsel, und wählen Sie dann die Option Einfärben.

Bewegen Sie die Mouse über die Formatierungen der Uhrzeit. Bewegt man die Mouse über die einzelnen Formatierungen, erscheint diese auf der Zeitleiste. Klicke auf die gewünschte Hintergrundfarbe. Die Zeitleiste wird dann mit dieser Schriftfarbe aufbereitet. Bei einer solchen Schablone können Sie jedoch nur die notwendigsten Daten anzeigen.

Gut, wenn man allen Betroffenen und dem Management einen Überblick über die Arbeit einer Tagung gibt. Bei einer detaillierteren Terminplanung mit zeitlicher Achse sollten Sie daher die Möglichkeit in Betracht ziehen, ein Gantt-Diagramm in Excel zu erstellen. Sie brauchen also einen Platz, an dem alle Daten zusammengefasst sind und zu dem viele Personen Zugang haben.

Doppelklicken Sie auf Neue anlegen und dann auf Schablonensuche. Tragen Sie „Ereignis“ in das Feld Suchmaske ein und drücken Sie auf die Vergrößerungsglas. Markieren Sie im Aufgabenbereich Templates die Option Budgetierung mit Gantt & Etat und betätigen Sie dann die blau markierte Drucktaste Template einfügen.

Danach auf OK drücken. Ein vorformatiertes Template mit Sektionen, Unteraufgaben, Musteranhängen, Prozessverfolgung und Budgetformel wird geöffnet. Einige Angaben werden auch zur Illustration gemacht. Wenn Sie das hellgelbe Kästchen oben in der Schablone entfernen möchten, müssen Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Stelle in der Schablone drücken und die Option Reihe entfernen aussuchen. Klicke auf ein freies Kästchen in der Rubrik Get section unter der Getränkezelle und gib eine andere Rubrik ein.

Klicke auf das Hintergrundfarbensymbol in der Werkzeugleiste links und wähle orange-gelb als Hintergrund. Klicke auf die entsprechende Zeile unter der neuen Rubrik (in diesem Beispiel „Sponsoren suchen“) und gib eine Unteraufgabe ein, z.B. „Liste der potentiellen Spender erstellen“. Anschließend können Sie in der Werkzeugleiste links auf Einzug drücken, um die gerade erfassten Tasks in Unteraufgaben zu verwandeln.

Tragen Sie das geschätzte Gesamtbudget für jede Rubrik in die entsprechende Zeile in der Rubrik Haushalt ein. Dann klicke auf das lila Kästchen Gesamtbudget oben auf der Seite. Dann klicke auf die f (x)-Schaltfläche in der Werkzeugleiste links und dann auf SUM. Drücken Sie anschließend die Umschalt-Taste und wählen Sie die Felder mit den Haushaltseinträgen in jeder Rubrik, um die Berechnung des Gesamthaushalts zu ändern.

Tragen Sie in den Feldern Starttermin und Fälligkeit die Daten für die jeweiligen Maßnahmen ein. Nach Abschluss eines Projektabschnitts Doppelklick auf das Datumsfeld und dann auf das Zeichen mit dem durchgekreuzten Buchstabe „S“ in der Werkzeugleiste links. Klicke auf die jeweilige Zeile und wähle aus dem Dropdown-Menü mit schraffierten Ringen diejenige aus, die dem jeweiligen Status entspre-chen.

Markieren Sie in der Rubrik Zugeordnet zu eine der Zellen und markieren Sie die betreffende Kontaktperson aus dem Popup-Menü. Wenn Sie alle erfassten Daten als Gantt-Diagramm anzeigen wollen, müssen Sie auf der rechten Seite der Werkzeugleiste auf Gantt-Ansicht klick. Durch Anklicken der gewünschten Hintergrundfarbe können Sie die Farben der Leiste abändern. Um dieselbe Hintergrundfarbe für mehrere Taskleisten zu benutzen, drücken und festhalten Sie die Umschalt-Taste.

Markieren Sie Color Settings und drücken Sie die Taste, um die Farben der Balken zu verändern. PowerPoint öffnen und eine neue Folien einrichten. Vom Planen einer Tagung bis zur Koordinierung von Vorhaben beschäftigen Sie sich immer wieder mit Aufgaben, bei denen viele Sachen im Wandel sind und bewältigt werden müssen.

Wenn Sie eine Schablone auswählen, stellen Sie sicher, dass sie die benötigten Features bereitstellt. Der Zweck einer Schablone ist es, die Sache zu vereinfachen. Falls das Anpassen einer Schablone zu umständlich ist, sehen Sie sich eine andere Option an.