Projektmanagement Ressourcenplanung: Ressourcenplanung im Projektmanagement

eines der Hauptkriterien für das Projektmanagement. Die Ressourcenplanung ist eine der anspruchsvollsten Aufgaben des Projektmanagements. Die GISA hat ausdrücklich eine kompetenzbasierte Ressourcenplanung gefordert. Dabei reicht es nicht aus, nur Personal zu einem Projekt zu schicken. Eine weitere wichtige Komponente der detaillierten Projektplanung ist die Kosten- und Ressourcenplanung.

Einsatzplanung im Projektmanagement – Nutzen

Mit welchen Mitarbeitern kann ich das neue Vorhaben planen? Die Ressourcenplanung gibt Antworten auf diese und viele andere Fragestellungen. Haupteinsatzgebiet ist das Projektmanagement bei der Personaleinsatzplanung. Es kann aber auch verwendet werden, um materielle Mittel wie z. B. Werkzeug, Maschine oder Seminarraum zu managen. Was ist der Zweck der Ressourcenplanung? Die Ressourcenplanung stellt sicher, dass die freien Mittel rasch erkannt und profitabel genutzt werden können und wird insbesondere in der Fertigung, im Projektcontrolling und im Servicemanagement genutzt.

Die Mittel werden in zwei Hauptbereiche unterteilt: die materiellen Mittel, zu denen Ausbildungsräume und -geräte gehören, und die Humanressourcen. Das Ressourcenmanagement muss so klar wie möglich strukturiert und leicht zugänglich sein – und in die jeweilige IT-Struktur integriert werden. Daher geht Ressourcenplanung oft mit Zeiterfassung und Business Intelligence einher. In der Projektleitung kommt der Identifikation geeigneter Mitarbeiter für die zu vergebenden Arbeiten eine wichtige Bedeutung zu.

Gerade bei der Zuordnung von Mitarbeitern zu mehreren Beratungsprojekten ist es besonders interessant, die Arbeitsbelastung im Auge zu haben. Eine Überlastung der Mitarbeitenden kann die Arbeit in Gefahr bringen, da die Mitarbeitenden ihre Arbeit nicht fristgerecht ausführen können – und möglicherweise wegen Krankheit abwesend sind. Generell gilt: Je präziser die Arbeitsbelastung ermittelt werden kann, umso feiner kann die Personaleinsatzplanung sein.

Das heißt, alle Aktivitäten, die der Arbeitnehmer ausführen soll, sollten erfasst und disponiert werden – natürlich unter Beachtung der Pufferzeit für kurzzeitige Arbeit. Auf diese Weise kann der Projektleiter auf einen Blick erkennen, wer noch über frei gewordene Kapazität verfügt und für das entsprechende Vorhaben einplanen. Die Erfassung aller anfallenden Arbeiten stellt zwar einen großen administrativen Aufwand dar – bietet aber dennoch eine hohe Planbarkeit.

Gerade daran scheitert in der Realität eine Vielzahl von Projekten. Die Ausstattung und Materialressourcen umfassen Konferenzräume, Geräte, Softwarelizenzen und vieles mehr. Sie sind im Betrieb verfügbar und werden nicht nur vom Projekt-Team ausgenutzt. Deshalb ist es notwendig, im Voraus zu klarstellen, welche Prioritäten beim Zugang zu den Mitteln gesetzt werden können und welche Mittel verwendet werden können.

Für einen Konferenzraum muss ein korrespondierender Einsatzplan oder eine Zimmerplanung erstellt werden. Dies ermöglicht es allen Mitarbeitenden, über die kostenlosen Mittel zu verfügen und Meetings sicherer zu gestalten. Daher ist es zweckmäßig, die angefallenen Ausgaben – z.B. die Unterhaltungskosten eines Besprechungsraumes – auf das jeweilige Projekt-Budget zu verbuchen. Ressourcenplanung ist nicht nur für die Arbeit im Projekt unerlässlich.

In vielen Gebieten ist es notwendig, die freien Mittel zu nützen. Resourcenmanagement wird daher auch in den Geschäftsbereichen Verkauf, Vermarktung oder Dienstleistung eingesetzt und kann Teil eines CRM-Systems sein. Gerade im Servicemanagement ist es von Bedeutung, welche Personen und welche Materialressourcen – zum Beispiel Kraftfahrzeuge – für einen Auftrag zur Auswahl bereitstehen.

Die Ressourcenplanung schafft somit auch in diesen Gebieten Klarheit. Für den Nachweis der materiellen und personellen Ressourcen mit ihren Aufgabenstellungen und Auslastungen ist eine Ressourcenplanungssoftware die ideale Lösung. Wesentliche Funktionalitäten sind dabei eine graphische Planungstafel und eine attraktive Darstellung der Arbeitsbelastung der einzelnen Mitarbeitenden.

Ressourcenplanung sollte in Verbindung mit den anderen IT-Systemen – vor allem der Projektcontrollingsoftware und der Vermittlungssoftware – funktionieren. Idealerweise wird im Betrieb eine ERP-Software eingesetzt, die alle Abläufe – vom Projektmanagement über die Arbeitszeiterfassung bis hin zur Ressourcenplanung und Abrechnung – in einem einzigen Gerät abarbeitet.

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