Projektkommunikation: Vorhabenskommunikation

Projektkommunikation unterstützt KiM-Mitarbeiter dabei, ihre Informationen zielorientiert zu gestalten. Geschichtenerzählen in der Projektkommunikation, die faktenorientiert sein muss. Dies sind die wichtigsten Tipps für Projektmanager. Natürlich: Erfolgsfaktoren der Projektkommunikation („EFK“). Die Kommunikation ist eine wichtige Aufgabe in jedem Projekt.

Zentrales Erfolgskriterium – Projektmanagement-Blog

Vielfältige Untersuchungen beweisen, worauf jeder erfahrene Projektleiter achten sollte: Projektkommunikation ist ein wesentlicher Faktor (wenn nicht DER entscheidende Erfolgsfaktor). Fließt die Information im Rahmen des Projektes langsam oder gar nicht, treten Störungen auf, arbeitet der Teilnehmer in unterschiedliche Richtung und es kommt beinahe unweigerlich zu Auseinandersetzungen und Demobilisierung.

Daher hier meine Kommunikationstipps für die tägliche Projektarbeit: Persönliches Gespräch: Nichts kann sie ersetzten. Dennoch ist ein regelmäßiger telefonischer Austausch mit den Projektbeteiligten sehr hilfreich, um z.B. den Stand der Aufgabenerfüllung zu überprüfen, mögliche Probleme aufzudecken oder ganz unkompliziert ein unmittelbares Feed-back zum vergangenen Treffen zu erhalten. Wer (zumindest) regelmäßig telefonisch mit seinen Mitarbeitern und Anspruchsgruppen in Verbindung steht, bleibt als Projektleiter am Puls der Zeit.

Projektbesprechungen: Projektblog: Ausgezeichnete Art, Information nach dem Pull-Prinzip zu verbreiten (anstelle von Push wie z.B. E-Mail). Dazu sind jedoch Grundkenntnisse über die Einrichtung und Pflege eines Blogs erforderlich. Der einzelne Mitarbeiter findet immer den aktuellsten Stand im Weblog – außerdem werden die wesentlichen Termine, Unterlagen und Infos wie in einem Terminkalender gespeichert. E-Mail/ Memos/ Korrespondenz: Besonders geeignet für den Teil der Information, der in schriftlicher Form zu dokumentieren ist (Anweisungen, Mitteilungen, Kundenmitteilungen, etc.).

Außerdem eine sehr attraktive und effektive Kommunikationsmöglichkeit – insbesondere mit örtlich voneinander entfernten Teilprojekten. Auch ich bin ein „Fan“ der unmittelbaren, privaten Ansprache. Erst als Projektmanager sind Sie wirklich auf dem neuesten Stand. Darüber hinaus geben Sie allen Projektteilnehmern das Signal, dass Sie die Kontrolle haben und der Erfolg des Projekts Ihnen am Herzen liegt. 2.

Weitere Blog-Einträge, in denen das Themengebiet (direkt oder indirekt) Projektkommunikation bearbeitet wird:

Aufgabenstellung und Zielsetzung der Projektkommunikation

Die Projektkommunikation umfasst zum einen die Informationen aller Teilnehmer über den Status und die Zielsetzung eines Vorhabens. Ziel ist es, das Vorhaben bekannt und glaubhaft zu machen. Die Projektkommunikation hat neben der Auskunftsfunktion noch weitere Aufgaben. Oftmals müssen auch Befürchtungen und Vorbehalte, die im Zusammenhang mit Vorhaben auftreten, durch Projektkommunikation reduziert werden.

Für die erfolgreiche Umsetzung eines Projektes müssen die Mitarbeitenden enthusiastisch sein. Dies erfordert in der Regel mehr als nur Informationen, es erfordert den Austausch zwischen den involvierten Parteien. Dabei ist die dialogische Funktion der Projektkommunikation von Bedeutung. Die Dialoge und Informationen sollen sicherstellen, dass die Teilnehmer das selbe Projektverständnis haben und die selben Absichten haben.

Projektkommunikation hat drei wesentliche Aufgaben: Informationen: Alle Teilnehmer müssen über die Zielsetzungen und die Strategie eines Projekts, über die laufenden Ergebnisse, Beschlüsse und Weiterentwicklungen unterrichtet werden. Akzeptanzförderung und Motivation: Ziel der Projektkommunikation ist es, bei allen Projektbeteiligten Befürchtungen abzubauen und persönliches Commitment, Ideenreichtum und Projektbegeisterung zu fördern.

Koordinierung: Die Projektkommunikation soll die Aktionen der Teilnehmer auf ein einheitliches Lernziel abstützen. Zu diesem Zweck muss die Identifizierung und Treue mit den Projektzielen vorangetrieben werden. Die Projektkommunikation soll in der Regel folgende Zielsetzungen erreichen:

Bei diesen Zielen handelt es sich lediglich um generelle Leitlinien. Die konkreten Zielsetzungen müssen für jedes einzelne Vorhaben exakt umrissen werden. Dies sollte vom Projektmanager vor Projektbeginn geklärt werden.