Methoden der Projektplanung: Projektierungsmethoden

Ein Projekt ist eine einzigartige Angelegenheit, die innerhalb eines begrenzten Zeitraums abgeschlossen werden soll. Projektplanung ist die wichtigste Aufgabe des Projektmanagements. Methodeneinsatz bei Projektstart. Methoden der Projektplanung und -steuerung sowie Methoden der Projektplanung und des Projektmanagements.

Projektierung – so funktioniert das! Einleitung in das Projekt Management, Teil 5

Projektplanung ist die gezielte Erfassung von Informationen über den zukünftigen Projektverlauf und die mentale Antizipation der erforderlichen Maßnahmen im Rahmen des Projektes. Erfolgreiches Arbeiten steht und fällt im Grunde mit sorgfältiger, zielgerichteter Projektplanung. In der Projektplanung werden die Zielvorgaben definiert, auf deren Grundlage die Projektbegleitung und -steuerung später den Soll-Ist-Vergleich vornimmt, Planabweichungen feststellt und Maßnahmen ergreift.

Dies ist aber bei neuen Vorhaben nur eingeschränkt möglich. Es gibt zwei Strukturierungsmöglichkeiten bei der Strukturierung von Projekten: Abhängig von der Art des Projekts und der bereits begonnenen Planungen sollte sich der Projektverantwortliche für eine der beiden Vorgehensweisen entschieden haben. Der Projektierer startet bei dieser Vorgehensweise mit der groben Vorplanung („Top = Top“). Dann wird jeder einzelne Punkt der groben Vorausplanung weiter untergliedert, bis die Einzelvorgänge (unten = nach unten) abgeschlossen sind.

Dabei legt der Disponent zunächst die Rahmenstruktur an, die er dann mit Operationen ausfüllt. Dieses Verfahren arbeitet in umgekehrter Richtung, von oben nach unten. 2. Der Sachbearbeiter muss dann nur noch nach einer Gliederung für den Prozessablauf der Arbeitsvorgänge Ausschau halten. Die Gliederung wird aus den einzeln existierenden Arbeitsvorgängen erstellt. Die folgenden individuellen Pläne sind erforderlich und müssen in einem Plan festgehalten werden:

Und wie ist das Vorhaben aufgebaut? Was soll das Ganze leisten? Wie sind die Projekttermine? Wie hoch sind die Projektkosten? Hier werden die gängigsten Methoden der Projektplanung vorgestellt. Aussagekräftige Projektstrukturierungen, d.h. die Strukturierung eines Projektes in Unterprojekte, Sammelprozesse und Einzelprozesse, sind Grundvoraussetzung für eine klare Projektplanung und -überwachung.

Am effektivsten ist dabei der PSP (Projektstrukturplan). Dabei gibt es objekt- und funktionsbezogene Aufrißstrukturen. Ein funktionsorientierter PSP bezieht sich auf die Vorgangsplanung, während sich „objektorientiert“ auf die Vorgangsplanung bezieht. Im Gantt-Diagramm, das nach dem von Lawrence Gantt um 1900 entwickelten Arbeitsleistungskontrollsystem genannt wird, werden der Zeitplan und das Ablaufdiagramm eines Projektes als Balkengrafik dargestellt.

Die Zeitdauer jeder Aktivität kann vom Projektierer als waagerechte Gerade oder Leiste dargestellt werden. Bei der Ursprungsform der Gantt-Diagramme, die als Wegbereiter der Netzwerktechnik angesehen werden, sind die strukturellen Beziehungen zwischen den verschiedenen Operationen nicht ersichtlich. Neueste Ausprägung dieser “ Klassik “ ist das Balkendiagramm, das auch die Beziehungsstruktur der Einzelaktivitäten im Balkendiagramm enthält.

Aufgrund fehlender Klarheit in der Verlinkung ist das Gantt-Diagramm nur für Projekte mit wenigen Prozessen aussagekräftig. Sie setzt sich aus mehreren Teilen, den Events oder Prozessen zusammen. Je nach Netzplanart enthalten sie unterschiedliche Angaben für die Ermittlung ihrer Start- und Endzeiten und damit für die Ermittlung des Eckendtermins. Hier werden zwei in Microsoft Project zusammengefasste Methoden vorgestellt:

Das CPM ist ein rechnerisches Berechnungsmodell, das die Gesamtlaufzeit eines Projektes aus der Laufzeit und den Zusammenhängen der Teilprozesse errechnet. Sie gibt an, welche Prozesse entscheidend sind. Der Ablauf kritischer Prozesse in einem Vorhaben ist der kritische Weg. Das Verzögern kritischer Prozesse führt zu einer automatischen Zeitverzögerung. Heute ist das sogenannte CPM-Modell das grundlegende Vorgehen in der PM-Software und wird in Microsoft Project in Verbindung mit der PERT-Darstellung eingesetzt.

Die Prozesse (hier Events genannt) werden in diesem Model als Nodes abgebildet. Ausgehend von der angegebenen Dauer der Aktivitäten wird die Projektlaufzeit auf Basis von statistischen Annahmen errechnet. Auf diese Weise können auch die Eintrittswahrscheinlichkeiten von Ernennungen ermittelt werden (Risikoanalyse). Weil das Projektbudget und die Mittel in der Regel knapp bemessen sind, ist die Kosten- und Einsatzplanung sehr wichtig.

Mit dem Projektstrukturplan kann der Sachbearbeiter für jede Phase des Projekts einen genauen Plan der Projektkosten und -mittel aufstellen. Angestrebt wird eine Mindestdauer des Projekts. Auf diese Weise kann der Projektleiter Resourcen automatisiert oder von Hand abgleichen und umlagern. Mit Hilfe der Ergebnisplanung erhält das Unternehmen eine zusätzliche Kontrolle über den Erfolg. Ausgehend vom Projektstrukturplan werden aus den Einzelkosten der Vorgänge sowie dem optimierten Kostenverlauf und dem Budget im Zeitablauf die Gesamtkosten für das Projekt errechnet.

Je nach Vorhaben gilt es, den Projektgewinn zu maximieren oder die Projektausgaben zu minimieren. Zu den detaillierten Kostenplänen und Kontrollverfahren gehören neben fixen bzw. veränderlichen Ressourcen- und Personalkosten auch Overheadkosten, d.h. fixe Ausgaben, die dem Gesamtprojekt und nicht Einzelvorgängen zugeordnet werden können. Dazu gehören beispielsweise Mietflächen.

Die Projektleiterin legt Milestones fest. In der Projektplanung werden am Ende der jeweiligen Phase des Projekts Milestones als Release-Termine festgelegt. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über den zeitlichen Ablauf der Projektplanung: Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die Kernfragen der Strukturierung, Projektierung und Umsetzung in 21 Schritten: Acht, Risikobewertung und -auswertung,