Einfache Projektplanung: Leichte Projektierung

Sie bietet eine einfache Projektplanung mit grafischer Auswertung in Form von Gantt- und PERT-Diagrammen. Beschränkung dieser Form der Projektplanung. Planungstool, Projektplan Excel-Vorlage, Projektplanung mit Excel, Gantt-Diagramm, Balkendiagramm. Dokumente und Videos gemeinsam nutzen – einfach, schnell und sicher.

Umso leichter der Projektablauf, umso besser….

Eine weitere Datei, die häufig zu Beginn des Geschäftsjahres angefordert wird, sind Projekte und Schablonen oder Schablonen. Viele Projektvorlagen sind sehr aufwändig und sehr detailreich mit Tagesplanung, Verantwortungsmatrix (hier der Wikipedia-Artikel in englischer Sprache und hier über RACI in deutscher Sprache), diversen Status- und Soll/Ist-Auswertungen zwischen Plan- und Istwerten (puh).

All diese Gesichtspunkte haben ihre Rechtfertigung und sollten auch bei der Projektplanung und -durchführung berücksichtigt werden. Meine Vorlage hingegen ist sehr simpel gestaltet, so dass die Projektierung und Wartung schnellstmöglich abgeschlossen werden kann. Meiner Meinung nach versagen die meisten Projektvorlagen an zwei Dingen: Meine Projektplanung ist vielmehr eine verlängerte Projekt-Checkliste.

Dies eignet sich z.B. für die Erstellung eines neuen Produkts, Monats- oder Jahresplanung, Website-Redesign, Pitch-Vorbereitung, etc. Mit anderen Worten, in der Regel werden solche Vorhaben von einer einzigen Stelle kontrolliert und/oder verwaltet. Das Template in einem bestimmten Teilprojekt sollte zwei Anforderungen erfüllen: Zum einen, um einen Planungsrahmen im Interesse der Teilnehmer zu schaffen, vor allem aber im Hinblick auf die durchzuführenden Maßnahmen und zum anderen, während des Projektverlaufs, den Blick auf die Einzelkomponenten des Projektes zu bewahren und diese ggf. zu ergänzen und/oder zu vertagen.

Nachfolgend ein Beispiel für einen abgeschlossenen Plan im Blatt. Das Ganze ist für Vorhaben vorgesehen, die zwei bis drei Monaten dauern und nicht mehr als 20 bis 30 Aufgaben haben. Das Template ist jedoch auf 52 Kalenderwochen angelegt, d.h. ein ganzes Jahr und 100 Aufgaben.

Sie können damit auch sehr große oder laufende Vorhaben mitgestalten. In der Registerkarte DATEN muss man nichts machen, hier habe ich nur ein paar Verzeichnisse und Berechnungen auslagert. Auf der Registerkarte Teilnehmende werden die Projektteilnehmer eingegeben. Zudem ist es aussagekräftig, die Daten der Mitarbeiter und des Abteilungsleiters / Chefs einzugeben, wenn Sie z.B. aufgrund von Ferien o.ä. mal das Vorhaben an einen Mitarbeiter aushändigen.

Dies ist aber auch für alle anderen Beteiligte sinnvoll, z.B. wenn es sich um Fremdfirmenbeteiligte ( „Designer, Entwickler“) oder um unternehmensübergreifende Vorhaben handelt. Geben Sie auf der Registerkarte Projekt-Checkliste den Namen des Projekts, den Verantwortlichen und das Beginndatum ein. Dieser Starttermin erzeugt dann die Anfangswoche für die Vorplanung. Sie können also eine Kalenderwoche nach dem Starttermin eintragen.

Der geplante Projektendtermin wird mit der Disposition fortgeschrieben und befindet sich am vergangenen Wochenende der vergangenen Planungskalenderwoche. Sie können darunter einen festen Termin für das Ende des Projekts eingeben, falls erforderlich oder erwünscht. Geht die Projektierung dann über das feste Ende des Projektes hinaus, wird dieses hier zur schnellen Erkennung in roter Farbe unterlegt.

Man kann viel mit Fotos illustrieren, aber normalerweise ist es besser, die Datei daneben zu haben, dann sind viele Dinge einfacher und rascher. Jeder Strich repräsentiert eine Aufgabe. Es können mehrere Aufgaben zu einem Projektteil zusammengefaßt werden. Zuständig ist die für diese Aufgabe verantwortliche Stelle (der Ersteller) und zuständig ist die für die Aufgabe verantwortliche Stelle (in der Regel der Leiter der verantwortlichen Stelle oder der Leiter der Abteilung der Gruppe).

Normalerweise ist eine einzige Mitarbeiterin für einen Projektteil zuständig, aber Sie können diesen auch aufsplitten. Startwoche und Fällige Woche zeigen den geplanten Zeitintervall an. Es folgt eine Selektion für den Aufgabenstatus „Fertig“, „In Bearbeitung“ und „Offen“ – das sollte sich ausdrücken.

Spalte J bis BI enthält 52 Wochen für die Projektplanung oder den -fortschritt. Anschließend beginnen Sie, die Projektteile in Einzelaufgaben aufzuteilen und durch Ausfüllen der Lücke (markierter Abschnitt im folgenden Screenshot) im Detail zu beplanen. Jede Schleife und jeder Versuch kann an dieser Position nicht vorausgesehen werden, aber mindestens eine sollte als vorletzte Aufgabe einbezogen werden, damit Sie sie nicht vergessen.

Danach können Sie diese mit den Projektteilnehmern austauschen und deren Rückmeldungen mitnehmen. In der Regel fehlt es an wichtigen Schritten, die nur die Fachbereiche wissen und ausfüllen. Haben Sie die Teile und Aufgaben des Projekts gut eingeplant, ist die Wartung nicht mehr sehr zeitaufwendig. Es können neue Aufgaben oder Projektbestandteile leicht eingefügt oder der Editierzeitraum umgestellt werden.

Falls Sie eine Abhängigkeit der Einzelteile im Gesamtprojekt haben, müssen Sie alles andere umstellen. Prinzipiell sollten Sie die Phasen und Aufgaben so zeitlich wie möglich einplanen, damit Sie nicht den Blick verlieren. Die aktiven Arbeitswochen werden in Linie 7 grau, die inaktiven Arbeitswochen grau und die laufende Arbeitswoche grün hervorgehoben (siehe unten), damit Sie immer wissen, wo Sie sich im Laufe der Zeit befinden und auf Engpässe eingehen können.

Indem man entweder die Planungen adaptiert und/oder die zuständigen Personen mitteilt. Noch etwas: Wenn Sie neue Zeile(n) eingeben, wird die konditionelle Aufbereitung der Linien nicht korrekt übernommen – Linie 8. Um dies zu beheben, müssen Sie die Aufbereitung der ersten Linie in die neuen Linien übernehmen – am besten über mehrere Linien gleichzeitig, dann funktioniert es auch mit einer Sicherheit.

Hoffentlich wird der eine oder andere (der eine oder andere) bei der Projektplanung und dem Management helfen. Überfällige Projektzeilen werden nun mit einem roten Haken versehen und das Fälligkeitsdatum des Projektes angezeigt. In einem zweiten Tab habe ich das selbe noch einmal auf Tagebene gezeigt, für „kleinere“ Vorhaben, für die eine Kalenderwoche nicht der geeignete Zeitrahmen ist.

Im Tageskalender können Sie auch einen neuen Zustand „angehalten“ sehen, wenn das Vorhaben angehalten wird, z.B. wegen eines Urlaubs einer betroffenen Person o.ä. – erstellen Sie eine neue Linie, geben Sie den gewünschten Zeitabschnitt ein und wählen Sie „angehalten“. Da so viele Menschen per E-Mail und in den Anmerkungen danach fragten, habe ich mich bemüht, den Plan für die Kalenderwoche auf zwei Jahre zu verlängern.

Zum einen müssen Sie in der Disposition für zwei Jahre das Jahr der Woche festlegen und zum anderen ist das Schema nicht wirklich einfacher geworden (in KB). Ich habe nun neben den Projektterminen die dazugehörigen Wochen eingetragen, die als Orientierungshilfe gelten sollen. Auf der Registerkarte DATEN sind nun die Statusnamen zu finden und können nachjustiert werden.

Ich habe auch einen fünften Stand hinzugefügt, wenn Sie ihn für Ihr Vorhaben benötigen, können Sie ihn kostenlos nutzen: Sie müssen nun, wie oben beschrieben, das Jahr in Ihrer Reiseplanung festlegen, damit die Vorlage „weiß“, welche Woche Sie meinen: Neben den Rubriken für die Wochen habe ich auch die ersten Buchstaben der Kalendermonate über dem Wochenanfang (jeden Montag) miteinbezogen.

Zudem ist nur der Jahresschluss mit einem roten Rand markiert: Die Veränderungen in der täglichen Planung sind sehr gleich. Da dies auch häufiger geschah, ist die Kennzeichnung der Wochenende nun hinter die Kennzeichnung der Vorhaben geraten und kann auch in der Registerkarte DATA gesteuert werden. Wir wünschen Ihnen viel Glück mit Ihrem Vorhaben und hier ist der Verweis auf die neue Datei!

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