Checkliste Buchhaltung: Buchhaltungs-Checkliste

Inwiefern werden die Belege erfasst und für die Buchhaltung aufbereitet? Rechnungswesen: Wenn ein Geschäftskonto vorhanden ist – speichern Sie alle Kontoauszüge im Ringbuch, buchen Sie Belege darauf. DIE CHECKLISTE SOLL IHNEN DIE VORBEREITUNG UND ABLAGE ERLEICHTERN! Definieren Sie dann in einer Buchhaltungs-Checkliste, welche monatlichen Abstimmungsarbeiten und Abgrenzungen im Laufe des Jahres durchgeführt werden müssen. und Abacus Cloud-Anbieter, Treuhand und Steuern, Unternehmensberatung und Buchhaltung.

Buchhaltung und Jahresabschluss: Mehr Profit durch verbesserte Abläufe

Dabei ist es jedoch notwendig, die entsprechenden Arbeitsprozesse so effizient wie möglich zu machen und das Endprodukt „Jahresabschlüsse“ an den Kunden zu „verkaufen“. Der Komplexitätsgrad der Angelegenheit, die gestiegenen Ansprüche der Kunden und der zeitliche Druck bei der Erstellung der Bilanz (z.B. zur Abgabe an Banken) verlangen ein koordiniertes Verfahren zwischen allen involvierten Parteien.

In diesem Artikel lernen Sie, was Sie auf jeden Fall besser machen sollten und wie Sie die Einnahmen Ihrer Anwaltskanzlei gezielt anheben. Damit die Erstellung des Jahresabschlusses so wirksam und wirksam wie möglich ist, müssen vier Punkte in der Firma untersucht werden: Zum einen die Organisationsstruktur auf Unternehmensebene, zum anderen die Rechnungslegung, zum anderen die Vorbereitung und Ausführung der Erstellung des Jahresabschlusses, zum anderen die Bilanzprüfung.

Manche „feiern“ erst eineinhalb Jahre später den Jahresabschluß 2002 und sind mit dem kommenden Jahr schon lange im Rückstand. Mit diesen Hinweisen können Sie die Bearbeitungszeiten für die Buchhaltung und den Jahresabschluß um bis zu 30 Prozentpunkte verkürzen. Berücksichtigen Sie die Arbeit, die in Ihrer Anwaltskanzlei anfällt, als parallele Vorhaben und erarbeiten Sie einen korrespondierenden Kanzleiplan.

Abhängig davon, ob die Angestellten Ihrer Anwaltskanzlei alles verarbeiten oder ob es Arbeitnehmer gibt, die nur einen Jahresabschluss aufstellen, müssen Sie bei der Terminierung beachten, wie viele Arbeitsstunden für andere Aktivitäten benötigt werden. Die Fertigstellungstermine werden in erster Linie von den Wünschen des Auftraggebers und von außen bestimmt. Besprechen Sie den Bilanzvorbereitungsplan mit jedem einzelnen Mitarbeitenden.

Aufregend wird die Debatte über die Vorlaufzeit, d.h. wann der Jahresabschluß zum ersten Mal in die Hände fällt und wie lange es dann bis zur Erstellung sein wird. Häufigster Anlass dafür ist zum Teil das Fehlen von Dokumenten oder der Arbeitnehmer kommt nicht voran, weil Fragen mit dem Vorgesetzten nicht abgeklärt werden können.

Sobald der Arbeitsbeginn feststeht, können Sie sich darauf einigen, dass mindestens 14 Tage im Voraus die Vollständigkeit der Jahresabschlussdokumente überprüft wird und ein entsprechendes Schreiben an den Auftraggeber geschickt wird, um nachzufragen. Zu diesem Zweck ist es zweckmäßig, eine Checkliste „Abschlussunterlagen vollständig“ und einen Musterschreiben „Unterlagen anfordern“ zu erstellen. Außerdem gibt Ihnen dieser Tarif einen Einblick, an welchen Verträgen die Mitarbeitenden gerade mitarbeiten.

Sie können in einem Kurzmontagsgespräch die zu erledigende Arbeit in Frage stellen und frühzeitig auf Terminüberschreitungen eingehen und vor allem in Ihrer eigenen Terminplanung beachten, dass Sie für eine Überprüfung und Diskussion mit dem Arbeitnehmer zur Verfügung steht. Der Zeitaufwand für den Jahresabschluß ist umso geringer, je besser die Buchhaltung ist.

Überprüfen Sie die Umbuchungsliste mit Ihren MitarbeiterInnen, um zu sehen, welche davon tatsächlich Jahresabschlußarbeiten sind und was vorab in der Buchhaltung getan werden kann. Anschließend ermitteln Sie anhand einer Checkliste die unterjährig durchzuführenden Abstimmarbeiten und Abgrenzungsarbeiten. All diese Fragen liegen in der Verantwortung der Buchhaltung und müssen – soweit möglich – jeden Monat geklärt werden.

Zuallererst ist es daher notwendig, die Bereiche „Rechnungswesen“ und „Jahresabschluss“ eindeutig zu unterteilen. In einer Checkliste können zudem die besonderen Merkmale am Ende des Jahres festgelegt werden. Die Lösung finden Sie in der Anwaltskanzlei eines Ihrer Fachkollegen auf der Checkliste auf der Rückseite: Bei der eigentlichen Tätigkeit ist es daher von entscheidender Bedeutung, den Blick für die jeweiligen Kunden zu behalten und alle Inhalte auf Basis einer Abrechnungscheckliste zu bearbeiten.

Keine Anwaltskanzlei sollte ohne die folgenden Tools auskommen: Dabei hat sich die geschlossene Fragestellung bewiesen, bei der der Arbeitnehmer nur „Ja – Nein – Nicht zutreffend“ beantworten muss. Wenn Sie weitere inhaltliche Vorschläge wünschen, können Sie eine 28-seitige „Checkliste Jahresabschlusserstellung“ unter www.redmark.de. herunterladen.

Ihre Vorteile: Sie bekommen ein Anfangsguthaben von 12,50 EUR, die Checkliste ist mit 2,80 EUR nahezu kostenlos (und für die verbleibenden 9,70 EUR ist es lohnenswert, einen Einblick in die umfassende Kollektion von weiteren Musterbriefen und Arbeitshilfsmitteln zu nehmen). Zur Plausibilisierung von Jahresabschlüssen hat der Arbeitsausschuss für Fragen der Rechnungslegung eine Checkliste erstellt (www.dws-verlag. de, 4 Kopien für 10 EUR).

Darüber hinaus unterstützen Sie Leitlinien zur Erstellung der Arbeitsdokumente (handschriftliche Kalkulationen und Aufzeichnungen sind für den Außenstehenden in der Regel nicht nachvollziehbar, handgeschriebene Übergabelisten sind Doppelarbeit) und Excel-Vorlagen für Standardkalkulationen wie „Bestandsveränderungen“, „Unfertige Erzeugnisse“, „Sonstige Vermögensgegenstände“, „Bildung von Rückstellungen“, „Ausweis der sonstigen Verbindlichkeiten“, „Privatfahrzeugnutzung“, „Verrechnung von Baukosten“. Sie können Zeit, Geld und Geld einsparen, wenn Sie für jeden Jahresabschluß einen Auftragsschein zum Drucken, Sortieren und Binden vorbereiten, vor allem wenn diese Aufgaben vom Generalsekretariat wahrgenommen werden.

Bei vielen Anwaltskanzleien ist es nach wie vor Usus, dass der Jahresabschlussbericht von einem Angestellten aufbereitet wird. Die Mitarbeiterin bzw. der Arbeitnehmer kennen den Vertrag in- und auswendig. Als Inhaber der Kanzlei müssen Sie zunächst die relevanten Daten vom Arbeitnehmer einholen. Im Laufe der Sitzung erhalten Sie relevante Hinweise für die weitere Bearbeitung, die Sie an den Arbeitnehmer weiterleiten müssen.

Dies kann leicht zu Kommunikationsmissverständnissen oder Verzögerungen bei der Übermittlung von wichtigen Daten führen, die die Beschäftigten für ihre eigene Tätigkeit benötigen. Außer wie sich ein Arbeitnehmer empfindet, der die Arbeiten macht und die Präsentation der Ergebnisse als „Black Box“ empfindet und daher keine Würdigung für seine Leistungen erhält (als ehemaliger Steuerfachangestellter kann ich ein oder zwei Dinge darüber sagen).

Durch die Beteiligung der Mitarbeitenden an der Bilanzsitzung können diese neben dem Vorgesetzten als zusätzliche kompetente Anlaufstelle für die Kunden aufgebaut werden. Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, einen Teil des Meetings mit zu gestalten und ihre eigenen Leistungen zu zeigen. Man vermeidet den Reibungsverlust in der Verständigung und hilft zugleich bei der Erleichterung und Weiterbildung der Mitarbeitenden.

Nur wenige Kunden können die inhaltliche Aussagekraft des Jahresabschlusses nachvollziehen. Das ist für den gewöhnlichen Kunden nur ein verwirrender Haufen von Zahlen. Benutzen Sie statt dessen für den Kunden nützliche Graphiken und Kennzahl. Hieran ist der Kunde gerade gelegen. Schlussbemerkung: Eine Zusammenfassung der Treffpunkte, die Sie dem Kunden auch vorab als Agenda zusenden können, dient dazu, den Überblick zu behalten und alle für den Kunden wichtigen Punkte aufzugreifen.

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