Funktionen der Buchführung: Buchhaltungsfunktionen

Operativ hilft Ihnen eine ordnungsgemäße Buchhaltung bei der Erfüllung der folgenden Aufgaben: Übersicht aller Funktionen >>. Der Zweck der Buchhaltung und der internen Buchhaltung. Die Funktion ergibt sich daraus, dass jeder Geschäftsvorfall mindestens zwei Bilanzpositionen verändert. Für den Steuerberater ermöglicht die externe Buchhaltung über DATEV.

Buchhaltungsfunktion

Operativ gesehen unterstützt Sie eine korrekte Buchhaltung bei der Bewältigung der folgenden Aufgaben: Dokumentations-Funktion: Der Status von Aktiva und Passiva ist stets durch eine vollständige Erfassung ersichtlich. Grundfunktion: Die Buchhaltung als Zeitkalkulation ist die numerische Grundlage für andere Bereiche der Betriebsbuchhaltung: die Kalkulation von Kosten und Leistungen inklusive Preisberechnung, Statistiken und Kalkulation.

Jetzt müssen alle Händler und nahezu alle Gewerbetreibenden eine ordnungsgemäße Gewinnbestimmung durch Vergleich von Einkommen und Aufwand vornehmen. Für die Ermittlung der Gewinne sind zunächst Jahresvorräte und Jahresbilanzen erforderlich. Es enthält auch eine Erfassung aller aktuellen Vorgänge im Rahmen der so genannten doppelten Buchführung.

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Mit Hilfe der Dokumentation werden alle betriebswirtschaftlich bedeutsamen Transaktionen (sog. „Geschäftsvorfälle“) erfasst, um sie später nachvollziehen zu können. Daraus wird der handelspolitische Jahresabschluß ermittelt, indem jährlich alle am Ende eines Geschäftsjahrs erfassten Geschäftsvorgänge zusammengestellt werden. Grundvoraussetzung für die Auskunftsfunktion ist die Dokumentation. Mit der Auskunftsfunktion werden die Informationsdefizite im Jahresabschluß ausgeglichen.

Da bei der Aufstellung des Konzernabschlusses nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft nicht zutreffend dargestellt werden kann. Der Ausschüttungsbetrag an die Aktionäre wird über die Funktion Ausschüttungsumlage ermittelt. Die Gewinnausschüttung an die Aktionäre richtet sich nach dem Ergebnis des nach deutschem Handelsrecht aufgestellten Jahresabschlusss. Seit die Jahresabschlüsse mit Hilfe von Finanzbuchhaltungsdaten erstellt werden, hat die Buchhaltungsabteilung auch eine Ausschüttungsfunktion.

Zu den 8 Hauptfunktionen einer Rechnungswesen-Software gehören

Gute Rechnungswesen-Software unterstützt Sie nicht nur bei der Rechnungslegung, sondern auch bei der Abstimmung der offenen Posten, dem Mahnen und der Liquidiät. Die Verbindung zum steuerlichen Berater erlaubt eine Fremdabrechnung über DATEV. Es sollten für die unterschiedlichen Bedürfnisse unterschiedlichste Eingangsarten zur Auswahl stehen: Die Buchführung erfolgt in einer flexibel gestaltbaren Buchungsoberfläche mit der Möglichkeit der Batch- oder Dialogbuchung.

Bei Freiberuflern werden nur Umsätze und Aufwendungen verbucht, bei mittelständischen Firmen ist die Doppelbuchhaltung und Buchhaltung eine Selbstverständlichkeit. Mit einer guten Buchhaltungs-Software können Sie die Rechnung digital in das Buchhaltungssystem übernehmen, die wesentlichen Daten daraus entnehmen und die Rechnung nach bestimmten Gesichtspunkten und Vorschriften einem Konto zuordnen. Die Buchhaltung sollte Ihre Bankauszüge automatisch lesen und aufbereiten. Eine gute Buchhaltungs-Software ermöglicht den Datenimport von Bankauszügen nach verschiedenen Normen.

Die gebräuchlichste Norm ist HBCI, aber einige Kreditinstitute bieten ihre Bankauszüge auch als MT940-Dateien an. Zusätzlich soll das System auch Verkäufe auf PayPal-Konten sowie Lastschrifteinzüge und -überweisungen über seine Online-Banking-Schnittstelle abwickeln können. Die offenen Positionen werden nach Kunden und Lieferanten geordnet dargestellt und können mit wenigen Mausklicks in der Anwendung mit den entsprechenden Verrechnungsbuchungen abgestimmt (ausgeglichen) werden.

Das Fälligkeitsdatum der OPs ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Liquiditätsanalyse. Das Rechnungswesen sollte den Mahnprozess und den Inkasso-Workflow unterstützen. Bis zur Überweisung der gemahnten Beträge an ein Inkassounternehmen sollen ein Mahnintervall und mehrere Mahnniveaus eingerichtet werden können. Das Programm soll die Mahnbarkeit der Positionen einschließlich der Historien deutlich anzeigen und auch die Möglichkeit bieten, Positionen für einen Mahnvorgang zu blockieren.

Natürlich sollte sie auch die gesetzeskonforme Verbuchung von Abschreibungsläufen beinhalten und diese auswerten. Das Einlesen und Bearbeiten von digitalisierten Dokumenten ist mit modernen Buchhaltungsprogrammen möglich, wie bereits erwähnt. Manche dieser Reports können auch Dokumente mit Eingangs-, Prüf-, Freigabe- und Buchungsstempel ausstatten. Um allen Ansprüchen an die digitale Ablage gerecht zu werden, werden die Dokumente mit der kompletten Versionsgeschichte gespeichert.

Das ist eine Standardfunktion, die fast jedes Abrechnungsprogramm haben muss. Bis zum zehnten Tag nach dem Ende der Vorregistrierungsfrist muss der Gewerbetreibende eine Voranmeldung zur Umsatzsteuer „nach behördlich vorgeschriebenen Datensätzen“ einreichen. Mit der ELSTER-Schnittstelle kann er dann die Umsatzsteuervoranmeldung mit seiner Abrechnungssoftware an das Steueramt aussenden. Der Report entnimmt die benötigten Größen – Erlöse, Aufwendungen und Abgaben – vollautomatisch aus den Angaben der Buchhaltung.

Ein gutes Programm bietet mehr als nur eine einfache Umsatzsteuervoranmeldung. Zusätzlich kann der Nutzer bei ihnen eine dauerhafte Verlängerung der Frist für die Umsatzsteuer verlangen und die Sondervorauszahlung in Rechnung stellen, um einen Termin für die Einreichung der Umsatzsteuer-Voranmeldung zu erhalten. Darüber hinaus kann eine gute Abrechnungssoftware nach § 18 StG auch eine Zusammenfassung der Verkäufe in anderen EU-Ländern ausgeben.

Die vorbereitenden Abrechnungen übernehmen viele Unternehmen selbst und leiten die Informationen an den steuerlichen Berater zur weiteren Bearbeitung und Vorbereitung der Geschäftsvorfälle weiter. Weil viele Steuerexperten mit DATEV zusammenarbeiten, ist eine DATEV-Schnittstelle in Buchhaltungsprogrammen üblich. Der Datentransfer zum steuerlichen Berater sollte so leicht wie möglich sein. Weiterhin ist es gut, wenn das System auch weitere Interfaces für den Import und den Export von Waren bereitstellt.

Jedes Abrechnungsprogramm sollte in der Lage sein, diese Bewertungen zu verarbeiten. Praktische Reports können sowohl vorgegeben als auch einzeln erstellt werden. Der Reichtum an Informationen in einem Abrechnungsprogramm ist eine Schatzkammer für Controller und Unter-nehmer. Es wurde bereits gesagt, dass gute Reports die gesammelten Informationen zu einer großen Vielfalt von Standard- und Einzelberichten und Auswertungen aufbereiten.

Einige Programme können auch als Datenquellen verwendet werden oder sind in ein BI-Tool eingebunden. Bei jedem Neustart werden die Reports mit den aktuellsten Informationen aus der Buchhaltung gefüllt.

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